與溝通有關的各過程旨在促進項目必需的信息交換。這些過程確保項目信息定期和及時產生、采集、傳遞、存貯和最終處置。這些過程如下:
—溝通規劃:編制項目的信息和溝通系統；
—信息管理:將必需的信息提供給項目組織的成員及其它利益相關者使用；
—溝通管理:按著計劃的溝通系統控制溝通。
5.9.1 溝通規劃
編制溝通計劃應考慮項目及項目涉及的個人的需要。溝通計劃應確定要正式溝通的信息、傳遞信息采用的媒體及溝通頻次。會議的目的、時間、頻次應在計劃中規定。
應確定文件的格式、語言及結構，以確保適用。計劃應確定信息管理系統，規定何人發送及何人接收信息，引用哪些有關的文件控制程序及保密程序。進展報告的格式應設計成易于表述出與項目計劃的差異。
5.9.2 信息管理
設計信息管理系統應考慮項目組織及發起組織兩者的需要。信息管理系統應包括信息的編寫、收集、標識、分類、分發、匯總、修訂、歸檔和檢索程序。信息應包括信息產生時刻的現行條件，使其它項目在使用這些信息之前，能核查信息的可用性及適合性。
為了信息的有效性，信息應適用于接受者的需要，應嚴格按時間進度提出并分發。所有影響項目實施的協議，包括非正式協議，均應形成正式文件。如果可能，應用電子媒體可能是有利的。
應確定適用于各種會議的類別會議規則和指南。會議日程應提前分發并列出各項會議的參加人員。會議備忘錄應包括做出的決策、重要問題及認可的措施和執行措施的人員。應將這些備忘錄在一個同意的時間內分發到有關各方。
5.9.3 溝通控制
溝通系統應根據計劃運行，并進行監控和評審，以確保持續滿足項目需要。應特別注意經常發生矛盾和誤解的職能和組織之間的溝通渠道。
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