這些過程旨在預測和管理項目成本,并確保項目在預算的約束條件下完成,與成本有關的過程如下:
— 成本估計:提出項目成本估計值;
— 預算:利用成本估計的結果提出項目預算;
— 成本控制:控制各項費用及與項目預算的偏離。
注:詳細指南見ISO 10014。
5.6.1 成本估計
應清楚列出項目的所有成本(包括活動、物品和服務的各項成本),且成本估計應考慮相關的信息來源并與工作分解結構相聯系。應對由過去經驗得出的成本估計值進行核查,以確保其在現項目條件下是正確的。成本估計應形成文件并能追溯其來源。
應特別注意為質量慣例分配充足的費用(見附錄A)。
注:質量慣例的經濟作用指南詳見ISO 10014。
成本估計應考慮經濟環境(如通貨膨脹、稅率和兌換率)。
當成本估計涉及到重大的不確定因素時,應進行估計并設法減少風險,對余留的風險,應在估計值中加入適當的余量。
成本估計應采取利于建立預算的形式,并按認可的會計程序開發,也要考慮項目管理的需要。
5.6.2 編制預算
預算應以成本估計值和進度計劃為依據,有規定的驗收程序。
預算應符合項目要求,應明確各種前提條件、容許限度及應急備用金,并形成文件。預算應包括所有批準的費用并采取便于項目成本控制的方式。
5.6.3 成本控制
在任何費用支出之前,應當建立在成本控制系統所遵循的程序,形成文件并通知負責授權工作或經費支出的人。
為確保適當控制項目的各項活動和有關信息,應確定評審時機及數據采集和預報的頻次。應核查在剩余預算內完成剩余工作的可能性。應識別偏離預算的情況,如果超出規定的限度,應分析偏離原因并采取措施。
應利用如掙得值分析一類的技術分析項目成本趨勢,評審剩余工作計劃,以預測可能出現的問題和機會。
應確定偏離預算的根本原因,包括有利的和不利的原因。應當采取措施,確保不利的偏離不至于影響項目目標。有利的和不利的(與預算的)差異應作為持續改進的依據。
采取措施的決定只有在考慮了所涉及到的項目其它過程和目標的影響之后才能做出。項目成本變更應在費用支出前經相應授權。在制訂剩余工作計劃時,預算估計值的修訂應與項目的其它過程協調。
為確保及時撥付資金,應將所需的信息作為輸入提供給資源控制過程并加以利用。
項目管理應按規定的項目計劃定期評審項目成本,并考慮其它財務檢查(如有關利益相關者的外部評審)。
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