一般而言，IT項目的成本管理通常由以下三個主要步驟構成：
1.識別項目成本動因 ;
2.估算項目成本，編制預算 ;
3.跟蹤成本執行情況，監控成本差異;
步驟1：識別項目成本動因
成本動因是揭示成本費用開銷的業務驅動因素，依據成本動因來進行成本分類，可以幫助我們較快地透過財務數據發現業務環節中隱含的問題。盡管成本動因隨項目所處的業務環境、項目類型不同而變化，但一般說來，IT項目成本可以分為以下四類：
(1)人力資源成本：與項目人員相關的成本開銷，包括：項目成員工薪和紅利、外包合同人員和臨時雇員薪金、加班工資等
(2)資產類成本：資產購置成本，指產生或形成項目交付物所用到的有形資產，包括：計算機硬件、軟件、外部設備、網絡設施、電信設備、安裝工具等
(3)管理費用：用于項目環境維護，確保項目完工所支出的成本，包括：辦公室供應、房屋(租金，設備)、支持服務等。
(4)項目特別費用：在項目實施以及完工過程中的成本支出，包括：差旅費、餐費、會議費、印刷及復印等費用。
步驟2：項目成本估算和預算
項目預算將項目的預期投入成本予以量化，這一預算必須建立在對項目可能發生的成本和費用合理、實際的估算基礎上。項目成本估算既要富于科學理性，也要借助邏輯判斷和經驗常識的積累。
事實上，已有類似項目的成本數據對現有項目的參考價值最大。在項目成本估算時，我們還應考慮下列一些重要因素：
i項目中涉及的特定成本因素依賴于項目的需求;
ii過去類似項目的成本支出情況;
iii項目參與者的意見和反饋。
成本估算時，應盡可能多搜集相關信息、經驗和意見，下列估算方法和計算公式可以在進行成本估算時參考：
再精確的項目成本估算也只是估算，依據這些估算而制定的項目預算不可能一成不變。項目會經常有所調整，項目外部環境的變化也會影響項目成本費用的支出。為了應付這種不確定性，項目經理在準備項目預算時通常會考慮"機動因素"，這一"機動因素"通常以項目預計成本的5%-10%來計提，以應對不可預料情況的發生。
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