根據企業內部實施的不同項目情況,不可預計費用可以預算也可以不用預算。有這樣一種觀點:不可預計對項目來說不是件好事,它會使項目成本支出難以控制。
考慮到對不可預計費用進行預算有利也有弊,比較穩妥的做法是:項目組可以編列不可預料費用預算,但它不在正式審批的預算范圍內,只有在允許的特定情形下,項目組方可使用。
步驟3:追蹤成本,監控差異
項目預算編制完畢并審批以后,在項目實施過程中,一定要對項目的成本費用作實時記錄,以便追蹤實際花銷是否按照項目預算進度來支出。預算與實際的差異可以時間為參照來比較在某一特點時點(通常在月末)上的成本差異,我們稱之為月度成本差異;也可以工作任務完成量為參照來比較在項目進程中某個里程碑點上的成本差異,我們稱之為項目成本差異。
月度成本差異絕對值=月度預算支出-實際支出
月度成本差異相對值=(月度預算支出-實際支出)/月度預算支出*100
項目成本差異絕對值=項目任務預算支出-實際支出
項目成本差異相對值=(項目任務預算支出-實際支出)/項目任務預算支出*100
成本差異值計算出來后有正有負,分別代表著項目成本執行的不同狀態: