首先你要找那些讓你提交這些報告的人，問明白他們說的這些報告究竟需要涉及什么內容，給什么人看，格式和文檔的風格要求是什么。如果他們不能告訴你一個滿意的答案，就沒有必要給他們一個他們自己都不知道想不想要的東西。
而實際上需求分析報告可以說是文檔體系中最沒有必要存在的。當然我不是說需求分析不重要，而是說需求分析太重要，是一個報告所不能容納的，而是要有一個包括數個不同內容體系的文檔系統。而如果你的項目根本就沒有那么多的資金和資源，你一般就不要動用這樣一個龐大的系統。你在這個時候只需要隨時記錄你的想法，列出你的關注點和解決的想法。而當然這個系統雖然龐大，但是還有很多線索要你去掌握它們的建造。首先這個系統需要有一個業務目標分析，也就你的這個系統要達到的業務目標，要結合具體的企業環境進行系統分析和論證，這個文檔的閱讀者基本上屬于最高級次的決策者。還要有一個技術目標分析，也就是你的這個項目將解決什么具體的技術問題，這個部分也十分的復雜，基本上需要行業專家認真地分析，這個文檔的閱讀者屬于管理者。還要有一個技術實現的報告，也就是你需要為完成這個項目動用什么技術，主要是你必須說出在這個項目的幾種可使用技術方案中你為什么要選擇你目前的這種，這個文檔的閱讀者基本上就是相關的技術人員。而同時你還需要一個風險分析的報告，把這個文檔要針對業務/技術/實現這三個層次的問題中要遇到的各種風險進行分析。這屬于基本的需求分析的基礎文檔系統。
然后你還需要面對你的具體的情況進行具體的項目的規劃分析。首先如果你的項目是一個開發型的項目，你就有必要對你的業務目標和技術目標的實現進行一種設計。這個工作需要大量的市場和人類學知識。其次你還需要對你上面這個需求的設計進行分析，以把其轉化為開發者可以接受的文檔格式。然后你還需要對這些需求進行具體的粒度化的劃分，將其細化為一些原子態的互相聯系的部分。在此基礎上你還需要對這些具體的技術實現進行規劃，找出最重要的和最有難度的部分。同時這個層次的風險分析也需要有一個單獨的文檔說明。
最后你還需要對實現中具體的細節問題組織你的需求分析文檔。這些問題包括，你使用的具體技術需要什么要求的人員和設備等等資源。你的需求需要如果進行測試，以保證你的這些需求能夠被真正的貫徹。你的系統需要如何部署在你的業務環節中。你的人員培訓需要采用什么措施。這些問題都需要有專門的文檔，而且也都是需求分析方面的。
基本上這樣一個系統要有10份以上的文檔，而關鍵在于不同的問題應該在不同的文檔中說明，同時你還必要在這些文檔的相互關系中做出一種標注。這樣一個工程，基本上需要一個團隊來專門的進行協調和維護。至于書寫則是一個文檔就要一個小組，同時還必須有一個系統的管理小組。在這樣一個文檔系統中，基本上可以保證你所有的關注都在你的文檔中體現了。
當然這樣的文檔系統我估計你在國內根本就看不到，國外也難找。而國內常見的情況是，這些文檔和垃圾的地位一樣，基本上都是人為的制造的無用的浪費時間的和精力的廢紙。
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