以行政作為信息化共享的突破口，一是各個公司行政命令是統一決策，企業的任何變化都是由行政命令來反映的，各子公司在行政上許多都有類似規定，流程設置也比較統一，共性也比較大。二是因為實體公司業務差異如此之大，選擇從業務流程的任何一方入手都非常棘手;在財務方面，集團公司已經通過審計等手段加強了對子公司的監督，以集團財務系統打通信息壁壘也不可行。所以從行政開刀，最容易實施，也最讓人容易接受。2003年，海王生物在公司的5大中心和13個子公司上線了基于知識管理的協同、綜合自動辦公化系統。
在錢玉森看來，系統用的好才是真正體現它的價值。協同辦公系統上線的時候盡管沒有遭到子公司的強烈抵制，但是系統在各子公司的推廣卻并非易事。面對龐大的培訓推廣工作，錢玉森就帶著信息部的同事一家一家公司地做培訓，若子公司領導忙，就提前預約。在大家共同努力下，集團化的集中控制開始從行政切口一點點慢慢滲透，就在不經意間，KOA系統逐漸在集團得到全面應用。
溝通得于改善
海王集團組織架構龐大，子公司，孫子公司非常多，以往各公司之間，公司內部之間溝通都不很密切。然而通過KOA系統，海王打破了以往溝通困難的局面�，F在集團內部需要通過溝通才能解決或者協調的問題，就會通過這樣的一個方式解決：由問題發起人提出待溝通問題，然后相關人員可以參加討論，在問題下面提出相關意見，最后商量出一個統一出處理方式，整個解決的過程都會被紀錄下來了，還會作為資料保存。
系統上線后，給海王集團的信息化帶來了新氣象，員工日常辦公的狀況也得到了很好的改善。特別是總部、各中心、各控股公司以及控股公司的子公司都使用統一個系統，使彼此之間的溝通與協作更加緊密，提高了溝通的快捷性和有效性，使公司及下屬公司真正成為一個統一體，大大地提高了公司的有機運作效率和核心競爭能力，使系統已經成為公司快速增長的得力助手。
里程碑的變革
KOA系統有效地把公司的文化傳遞到控股公司中，使并購、控股公司能夠快速融入海王的團隊，接受海王總部的領導，既實現了遠程控制，又節省了大量的管理費用�，F在集團內部和子公司之間的行政流程全部統一，每一個人每一天的工作記錄都能被直屬領導甚至集團領導看到。不但集團的工作頻率加快，而且子公司行政對集團透明了，從集團到子公司的信息流已經打通。
同時，建立的知識共享與辦公協作平臺，通過信息發布、電子郵件、手機短信、在線聯系等手段，提高員工之間的溝通協作、文檔及知識的共享、工作流程的審批以及企業文化的營造。通過這個綜合辦公平臺，提高了辦公效率、提高了信息綜合利用的水平、提高了海王生物的管理水平，最終提高了公司的綜合管理素質和競爭能力。
另一方面，通過知識管理系統，員工可以在網上學習到管理規范、各部門工作流程、各個部門累計下來的工作經驗和教訓、產品知識、客戶與競爭對手的信息、公司現狀和未來的發展分析、各項與工作相關的技術和發展信息以及各種建議等。通過網上資料室、檔案管理、發布信息、決策分析等有關知識和沉淀的學習，逐漸形成一個資源豐富、價值分級、內容分類、主題相關、協作互通的知識資源庫，供企業內部共享使用。同時，知識庫還可對企業的決策層和管理層提供日常決策的依據，對全體員工來說，可加強公司內部的工作交流和工作互動，使員工充分參與企業文化的建設，增強員工的歸屬感，加強企業的凝聚力，提高企業的綜合競爭力。
基于知識管理基礎上的KOA系統，給海王生物集團帶來新的工作方式。海王生物信息化建設實也現了里程碑變革，信息共享和資源相互利用終于邁出了第一步。這將大大增強海王的綜合實力，使海王的發展進入一個嶄新的階段。
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