信息系統項目管理中的溝通管理[1] 項目管理軟件
關鍵字：信息系統 項目管理 溝通管理
某公司是一家互聯網信息和電信增值信息綜合服務商，運營中國首家寬帶門戶及電信增值業務，網站注冊用戶200萬。提供了三項主要服務：聚合了海量影視、歌曲、動漫的特色內容供廣大網民在線播放與下載;提供blog、V客、播客等具有web2.0特色的服務，使網民打造自己的個性化網站與互動平臺;聲訊IVR、短信等SP增值業務。隨著公司業務不但發展，急需一個業務運營支撐系統，以解決計費、收費、結算等切實問題，保障各項服務持續、穩定的開展。
我作為開發方的項目經理，全程參與了BOSS系統的建設，主要工作職責為需求分析項目管理，也承擔了部分數據庫設計的工作。系統采用Stusts+Hibernate主流Web應用框架，以Linux作為開發平臺，java為主要開發語言，數據庫和應用中間件分別使用Oracle 10g與Weblogic.BOSS涉及的功能點較多，具體包括用戶的注冊與開戶、建立簡單的三戶(用戶、賬戶、客戶)管理系統;實現站內單點登錄統一認證(SSO);提供服務目錄后臺管理;支持包月、包時段、單次等多種服務訂購計費模式;建立DRM訪問控制;支持116聲訊代收費、網上銀行、手機錢包等多種支付接口等。
BOSS系統有一定的難度和復雜性，而且該項目涉及的干系人面廣人多，因此，加強項目的溝通管理非常重要，溝通是否有效，渠道是否順暢直接關系到項目的成敗。影響項目成功的三個主要因素(用戶參與、高層支持及清晰的需求定以)都依賴于擁有良好的溝通技能。項目溝通管理主要包括溝通規劃、信息發布、績效報告、干系人管理等過程。根據該項目的具體情況，我制定了合理的溝通計劃，使用多種溝通技巧和項目實施情況報告形式，確保系統如期按質完成。
1. 制定切實可行的溝通計劃
首先要做的工作是確定項目的所有干系人，了解每個干系人的基本情況。我們使用Excel制作了聯系人列表，人員包括項目組成員、項目組上級領導、行政、業務、技術支持人員等。
信息包括姓名、所屬部門、郵箱、座機、手機、職能等，做到簡潔明了。把聯系人列表發送給每個干系人，并及時更新，以保證溝通渠道的暢通。另外還編制了項目文檔模板，包括會議紀要、工作報告、開發文檔等，統一文件格式，使文檔管理規范化。
需要了解每個干系人對項目的期望，想要的得到的項目信息及時間。確定工作匯報方式，明確什么時間、以什么形式向誰匯報。在該項目中，我們采取的方法是：項目組成員對項目經理通過EMAIL發送周報;項目經理對直接客戶和上級按月通過EMAIL發月報的方式;緊急情況通過電話及時溝通;每兩周項目組進行一次當前工作溝通會議;每周同客戶和上級進行一次口頭匯報。另外，項目組實施了重大問題報告評估制度。這里所謂的重大問題，指的是影響項目進度成本及質量的需求變更、人員調整等。比如，由于分配到本項目組的開發人員并不是非常固定，有時需要支持公司其他的項目，項目組及相關人員會及時開會評估對項目可能產生的影響。
事實證明，我們通過采用這些方法、過程和文檔模板，使項目組成員之間、與其他干系人之間的溝通更加順暢，提高了溝通的效率，保證了項目按計劃完成。
文章來源于領測軟件測試網 http://www.kjueaiud.com/