經常開會的人會覺得開會費時費力費心，但你細想過沒有，開會的成本到底有哪些呢？你也許會說無非是場地和設施租用費，差旅費，食宿費，文件費。其實這些只是直接成本。會議的成本還包括時間成本和間接損失成本！時間成本等于與會者平均每小時的薪水乘以與會者人數再乘以他們投入的時間，這些時間包括會議的準備時間，與會者的旅行時間以及會議本身所消耗的時間。間接損失成本指的是，由于會議原因與會者不得不離開自己的工作崗位，從而造成公司管理效率的下降。例如，沒有及時接聽客戶的電話而損失定單，不及時處理客戶的投訴使得客戶滿意度降低，不及時處理突發事件乃至造成停工停產等嚴重事故。
由此看來，開會的成本還真的不少。為此，要謹慎召集開會。召集開會前你要認真地問自己三個問題：能不能不開本次會議？能不能與別的會議合并在一起召開？有沒有其它方式可以代替本次開會？三個問題的回答只要有一項是肯定的，就堅決取消本次開會。
仔細想來，會議無非分兩類：信息發布型會議和討論型會議。信息發布型會議比較簡單，與會者往往只做聽眾即可，事實上這類的會議意義不大，通過其它信息傳播途徑如傳真或電子郵件即可達到目的，所以應該少開乃至不開。討論型會議是為了做出決定或解決問題，相對復雜一些，筆者在這里著重想與大家探討這類會議的準備、過程控制和一些注意事項。
說到會議的準備，指的是精心地策劃和組織會議。召集開會要有明確的目的和議題。確定議題時要把戰略議題和運營議題分開，否則會議議程常常會被日常的運營問題所“淹沒”，而留給討論重大戰略議題的時間太少。如果能針對運營和戰略議題分別召開會議，就可以避免這種現象。其次，會議的議題不宜太多，不要試圖在一次會議上解決所有的問題。如果想一次解決太多的問題很可能會造成什么問題都涉及但談不透，結果可能什么問題都沒解決。通過對問題進行分析和排序，找出緊急而又重要的前三個就足夠了，由此納入會議的議題。
議題確定后給每個議題限定時間進而形成會議的議程，以便準時開始準時結束。個別員工會議遲到，你也應按預定時間準時開始會議，這樣你就以實際行動來說明你言出必行。會議議程確定之后，就要決定需要哪些人來參加會議。一般來說可參加也可不參加的人干脆不要邀請。相關的會議資料準備好之后要提早發給與會者，讓大家有充分的時間思考和準備。
再談談會議的過程控制。會議開始時應由主持人說明會議的目的和期望，明確誰做會議記錄和誰協助控制時間，并說明會議的規范，如關閉手機和電腦的網絡連接以避免打擾會議的正常進行。議題討論的流程是提出問題，交流信息，產生主意，做決定、確認行動并進行總結。會議主持人的首要任務是緊扣會議議題，防止跑題和偏題。為此要鼓勵暢所欲言，但不能先做結論性的發言，更不能隨意否定和嘲笑別人的觀點。多數情況下要公開稱贊但私下批評。
所有與會者都要準備在會上發言。試想想，領導邀請你開會，絕對不是只要你來做聽眾的。相反，你一定要發言，對會議有所貢獻。要把開會當作表現你能力絕佳的機會，你的業務能力、表達能力、人際能力、應變能力都能在開會中表現出來。議題的討論可以采取頭腦風暴法：準備一塊寫字板，把大家提出的建議逐條列出來，防止討論跑題而且事半功倍。發言時要注意些什么呢？實事求是，切中要害。從重要部分說起，有邏輯、簡單清晰地表達觀點。發言不能跟前面的人重復。暫時未發言的與會者要積極傾聽、思考、提問并參與討論。會議主持人要善于管理各種不同的意見，并對各種意見進行平衡。要提醒的是，討論議題的目的是為了決策，而不要陷于討論的怪圈，所謂“議而不決”。會議結束時，主持人一定要與全體與會者確認會議的結論。
會議的注意事項很多。這里談談三個普遍存在重要問題。其一，開會的過程中有時某些與會者在下面開小會。你大可不必動怒。只要你停止講話，目視他們，他們的竊竊私語就會完全暴露出來，一般來說會馬上結束自己的小會。如果他們置若罔聞，你可以明確地詢問他們，是否有更好的見解可以講出來讓大家分享。就此，你可以規定以后的會議中，如果需要私下協商可以通過紙條傳遞，而不允許竊竊私語！其二，關于會議記錄，如果怕自己記錄不全重要的觀點或結論，可以用錄音筆錄下來，會后再整理。一份好的會議記錄應該包括日期、時間、會議地點、參加者名單、缺席者名單、會議主持人、記錄人、每項議題、主要觀點和結論。會議記錄不要“一記了之”，而要發給與會者和因故缺席者。其三，看一次會議是否成功，標志是會議是否產生了切實可行的決定。因此，會議結束時要總結會議的主要決定和行動方案，明確各項任務的責任人及完成時間，并確定由誰進行督促和檢查實施的情況。
總之，想要開好會，必須從會議的數量和質量上進行控制。開會做決策，功夫在會外。平時應該靠完善“水平溝通、垂直匯報、督導執行”的管理體系盡量減少會議的次數。在不得不要召集開會的情況下，會前做到充分準備，最好由當事的雙方或幾方在會前就議題討論幾種解決方式，然后在會上進行確認。這樣可以減少會上討論的時間，有利于開成每一個高效的會議。
（本文擬發表于《上海經理人志》2007年第6期“CEO專欄” 瀚森化工工業樹脂事業部 中國區總經理 耿人�。�
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