企業的活力和核心競爭力最終需要通過產品（項目的可交付物）來體現，因此，項目對任何組織（企業）的成功都是至關重要的。范圍管理是項目成功的基礎和重要因素。如果不能科學地、合理地界定項目的范圍，那么項目就無法啟動，無法按項目進行管理，意外的變更將會隨時發生，項目也會因此而受影響，造成窩工、返工、費用上升甚至不能完成等一系列的問題。
項目范圍管理的核心任務就是控制項目范圍的變更。目前，項目在實施過程中由于受到內外多種因素的影響，使得項目范圍的變更已經不可避免，也無法避免。所以，控制變更的關鍵在于如何規范變更的標準、程序，把范圍變更對項目造成的影響降到最低。降低范圍變更，可以從三個方面努力：一是準確定位項目需求，找到足夠多的需要做的工作；二是科學定義項目范圍，把不必要做的工作刪掉；三是有效控制范圍變更，保證所做的工作都是為了實現項目目標。
一、準確定位項目需求
不論什么項目，最重要的階段都是進行需求分析，搞明白真正的需求是什么。項目的需求指的是用戶真正需要什么，而不是供應商假設用戶需要什么和供應商能夠供應什么。所以，對需求的準確定位就是要按照用戶的要求，對目標系統提出完整、準確、清晰、具體的要求。
準確定位需求對于一個項目的成功來說非常重要，如果需求分析做得不好，沒有一個好的定位，那么就會造成需求不斷變更，從而影響進度、費用控制，嚴重時會導致項目失敗。但我們往往由于對需求階段的重要性認識不足，從而使得需求調研不細致、需求分析不到位、控制變更能力弱，主要表現為：
1、項目定位不準。
項目一般都是由于一個或多個需要才啟動的，但是項目團隊在大多數情況下對于項目了解和理解得太少，對項目的背景在廣度和深度兩方面的“發掘”不夠，對于“企業或發起人”需要的認識不足、把握不準，從而導致了項目的定位不準。
2、需求基線不合理。
用戶無法提出完整、詳細的需求，或者用戶認為已經很明確地表達了自己的要求，但實際上項目團隊成員并不能按照用戶所想象的那樣去理解他們的需求，從而導致需求不足；用戶或組織對于項目的期望值過高，或希望在短時間內看到效果，但由于技術或資源的限制卻常常滿足不了要求，進而導致需求過度。
3、需求變更太多。
在進行需求分析時，項目團隊成員與客戶溝通交流不夠或者項目團隊成員理解有誤、用戶自身的原因、項目周期過長、環境的變化等，都有可能導致項目范圍的變更。
針對以上三點問題，在對需求進行定位時應當注意：
1、熟悉背景，加強溝通。項目管理最終是為了讓所有“利益相關者”都滿意，因此，在對需求進行分析和定位時，不但要考慮用戶的需求，也要考慮項目發起人（投資人）和企業的利益。要通過與項目所有“利益相關者”廣泛、深入的溝通，領會“發起人”的真正意圖、明確企業的具體要求、找到用戶需求的關鍵點，將三者統一起來（平衡點），或者至少要在關鍵的問題上達到一致。
2、需求分析合理化。對于項目需求輕重緩急的判斷和決策體現項目團隊的智慧，因此，在進行需求分析和定位時要挑選那些懂管理、精業務、會技術的多棲人才參加，并對他們以及其他需要參加的人員進行培訓，增加他們對重要性的認識、準確描述需求的能力和溝通與交流的能力，增強相互配合的意識；此后，就可以按照需求的重要性和緊迫性進行優先級排序，對需求進行主動管理，尋找優先滿足高優先級的方案，以確保項目整體功能的實現。
3、需求分析規范化。項目的需求分析和定位，可以按以下步驟實施：①熟悉背景；②調研分析；③編寫說明書；④進行需求評審，如果通過則進入第五步，如果不能通過則返回到第二步；⑤簽定需求協議。
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