為了解決上述問題，必須利用計算機軟件來實現。這樣的軟件應具備如下特征：
適用于工程與技術文檔的全部生命周期，即從創建文件到評審、批準、進入受控狀態，在經歷管理、修改、再修改等過程。
必須支持網絡，支持大型團隊協同使用。
具備自動化辦公的功能，如電子郵件、支持公文等。
軟件概述
傳統的管理與保存文檔的方式是人工生成與保管文件（包括：生成、傳閱、審批、進入受控狀態等），文件通常是保存在文件柜中的。
由于文件數量多，版本復雜，在實際使用中經常出現問題，例如：文件版本不一致、文件查找困難、文件管理處理歷史記錄報表工作量過大等。本應用方案旨在解決所有單位對大量工程與技術文檔的管理，達到并保證工作人員手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同時以實現電子公告、電子通知、電子郵件、公文收發等功能來提高科研單位日常辦公及管理的自動化。
本軟件是基于C/S結構的局域網軟件系統，以微軟的Windows為運行平臺，使用了微軟的Exchange Server 2000的Active Directory目錄服務，與Windows操作系統高效結合，提高了系統的穩定性與易用性，具體表現在以下幾個方面：
本軟件的郵件服務器使用Exchange Server 2000；
本軟件的郵件客戶端使用了Exchange Server的客戶端軟件Outlook；
本軟件的用戶管理使用了Exchange Server的Active Directory目錄服務的用戶管理部分，使軟件用戶與Active Directory用戶結合；
本軟件的公告、通知的提示是以Exchange Server的客戶端軟件Outlook為信息通道，實現了公告、通知提示的實時、快捷性。
軟件功能（模塊）
文檔生成模塊
包括文檔建立、審批流程、批準、進入受控狀態，本模塊保存文檔建立整個過程信息，例如流程、審批意見等。
文檔管理模塊
包括分類保存、查詢、報表、修改、保存修改過程信息。文檔管理是文件的受控過程。
電子通知
電子通知借助電子郵件功能向指定人員發送特定信息，并能跟蹤信息的流向以及反饋信息。發送者可以看到通知接收人是否看過該通知。
電子公告
向全體人員發送特定信息，但不要求有反饋信息。
電子郵件
電子郵件是信息傳送的通道，同時有利于辦公自動化更好的實現。
文件服務器模塊
文件服務器是一個具有客戶端與服務器端的軟件模塊，它具備分布式網絡文件系統的功能，同時還具有自動增量備份的功能。文件服務器的服務器端軟件運行在文件服務器計算機上，文件服務器的客戶端模塊嵌入到文檔管理系統的客戶端軟件中。
數據庫服務器
數據庫服務器保存處理系統信息。
流程定制模塊
用于定制、管理文件生成流程。增加以下模塊：技術狀態管理模塊、網絡會議
用戶管理器
分級用戶管理，管理用戶的信息，定義用戶的權限。
上下文管理器
管理本系統所應用的上下文信息，例如當前用戶信息，用戶的狀態、應用程序的狀態等。上下文管理器是各個模塊間信息流通的通道。
通行證管理器
根據當前用戶的信息及權限定義檢查操作是否可進行，防止非法用戶入侵系統。
文章來源于領測軟件測試網 http://www.kjueaiud.com/
