關鍵字：爭論 范圍 IT預算 苗條
劉杰1980年代畢業于某大學計算機系，當時計算機并不流行。畢業后他進了一家公司的信息中心，在老主任手下一干就是十幾年。后來，老主任退休，他當上了公司的信息主管，可劉杰卻怎么也樂不起來。以前的信息中心就相當于一個技術保障部，只有計算機出問題的時候才會有人想到信息中心。
自從當上信息主管后，劉杰覺得信息中心不能再這樣下去。他還認為造成以前清閑的原因是公司對信息化不重視，其實質是企業高層不了解信息化。于是，他向老總坦陳信息化對公司工作的重要意義。
老總看了劉杰的建議覺得很有道理，加上這幾年到處都在搞信息化，包括他們的老對手也上了一套系統。老總大筆一揮，批了幾百萬的資金，成立了項目組，全權交給劉杰負責。
劉杰考慮了公司的具體情況，決定先上馬一套財務軟件。經過了選型比較，劉杰看中了一家在業界口碑較好的廠商，雙方進入了價格協商階段。誰知道老總看了劉杰交上來的報價，眉頭一皺，直接把自己的秘書張秘書派到項目組當助理。
劉杰知道，IT項目被很多人認為是一個資金黑洞，太多的項目延期，預算超支，讓IT項目背負了惡名。這次劉杰本來打算精打細算，避免預算超支的。為此他特地跑去采購部門學習了一段時間，學習如何進行談判。但是現學現賣畢竟不太管用，這次的價錢肯定沒讓老總滿意。調張秘書過來，名義上是助理，實際上是來監督自己，幫老總省錢。
在張秘書的協助下，談判又重新開始了。張秘書談判時口若懸河，一下把價錢壓低了好幾成。劉杰看在眼里，也暗下決心不能再讓IT預算超支了。
項目組都是一些年輕人，大家都抱著大干一場的決心投身到項目組來。干勁是不缺了，經驗卻是不足。在項目的進行過程中，總是會不斷添加一些原先沒有規劃的東西�！胺凑覀兌家〞r間和資金，就再增加幾樣東西吧，這些東西會讓我們的項目錦上添花�！贝蠹叶际窍Ｍ秧椖窟M行到最好，花費的也不是很多，劉杰也就沒有在意。
直到張秘書拿著這幾個月的賬單再次來到了項目組，劉杰才意識到自己的預算又超支了。本來是計劃周密的項目，這幾個月下來平均每個月把自己擴大了20%。不僅消耗了生產力，而且給測試造成了困難，也將項目范圍一直擴展到公司真正需要的范圍之外。
在張秘書的監督下，劉杰給項目重新作了定義。將需求定義為“必須的需求”、“應當具備的需求”和“錦上添花的需求”，嚴格堅守核心功能。并在項目過程中一直不斷跟蹤，以便將預算保持在控制范圍之內。
經過上次的教訓，劉杰變得更加小心翼翼了，就怕預算又超支。誰知道沒過多久，新問題又來了。在項目進行到一半時，劉杰發現由于在項目開始時沒有很好地了解費用和時間表，并且前期的準備工作太過拖沓，導致現在的進度遠遠落后于時間表。于是，為了按期完成項目，劉杰不得不投入更多的開發人員和測試人員。而這些后來者由于對項目不夠熟悉，不能迅速跟上項目組的速度。
面對增長的人員工資和由于項目延期增加的預算，張秘書的臉又一次拉長了。劉杰也很無奈，自己已經很小心了，預算還是超支了。難道IT預算超支就真的難以避免嗎?
范圍明確避免超支
事實上，有經驗的CIO不會通過回避目標和預算的描述來回避爭論，有爭論才有明確的項目范圍。只有在項目范圍已經明確的情況下，后續工作才是可控的，才有可能得到穩定的過程和期望的結果。
劉杰經辦的項目是一個典型的范圍不清造成的預算超支案例。雖然案例主人公直到項目推進了數月之后才意識到項目范圍擴大直接導致了費用增加，但由于項目范圍問題導致的一系列不可控，是從一開始就存在的。
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