關鍵字：影響項目實施
目前，公司業務發展迅速，產品不斷更新，而我們的項目交付能力卻顯得明顯不足，項目實施延期或長期難以驗收交付，實施環節成了整個公司業務發展的瓶頸。能否突破這個瓶頸，將決定我們今后是否能保持良性的可持續發展，否則銷售人員的簽單，只是形成了大量的應收賬款，回款困難，客戶抱怨。如何走出項目實施驗收難的困境，實現快速交付，是我們實施部門亟須解決的頭等大事。 影響項目實施進度和效果的因素很多，為了解決問題的主要矛盾，我們需要抓住影響項目實施的關鍵因素作為切入點。我們選擇了二十個典型的大中型項目，對項目實施的各個階段進行了全面深入的分析，發現并總結了導致項目實施延期或超期的十個主要因素：
一、靜態數據準備項目實施的靜態數據準備階段要求客戶方提供完整的基礎檔案以及截至某一時點的庫存余額、采購余額、銷售余額等。但是在手工作業模式下，原材料、半成品、成品等基礎檔案往往沒有統一的分類編碼體系，甚至沒有統一的名稱，而余額通常只明細到大類，基礎檔案和期初數據很難如期準備完整。即便花費了大量時間將數據整理完畢，其準確性也難以保證，導致不斷出現反復，核對修改數據，這樣經常使得原計劃在一周內完成的數據準備工作在一個月后才能完成，而實際的業務數據已經發生，這給后期的業務處理帶來很大的麻煩，導致項目總是與舊系統“并行”或是“模擬運行”，無法實現按計劃的順利切換。
數據準備環節是項目能否成功實施的關鍵之一，如果數據準備工作如期順利完成，項目實施就已經成功了一半。一個良好的開端會給后期的項目實施帶來信心和希望，相反如果數據準備滯后或出現問題，會在項目一開始就使我們陷入被動局面。項目經理在這一階段初期應該明確地告知客戶如何提供完整的、準確的基礎檔案和期初余額，并協助客戶進行檔案的分類、編碼、整理，爭取按計劃如期完成。
二、客戶重視項目實施缺乏關鍵用戶的參與，客戶方人力資源難以保證，也是影響項目實施進程的一大因素。我們不奢求“一把手”的參與，但需要關鍵用戶的支持，關鍵用戶起到一個橋梁的作用，是項目組的相關決定的具體執行者，將帶領業務人員按計劃完成各項工作。
項目負責人必須全程參與項目實施，客戶方需要由專人負責人員協調、方案討論、需求確認、計劃審定并與實施顧問一起推動項目實施。但是，客戶只注重結果，經常要求顧問怎么做，不聽實施顧問的建議和意見，而實際結果恰恰與預期的截然相反；或者是因為缺乏人員配合，項目不能繼續進行；或者是項目運行后，企業自己根本不能負責維護和后期的優化，客戶認為項目實施是軟件供應商的事，他們只要學會使用就可以了，但是這個系統最終是要企業來維護和優化的。
項目實施初期有大量的工作需要項目組落實，而客戶方往往因為業務、人員的原因延期。項目經理要定期進行階段工作總結，分析存在的問題，總結項目實施的階段性成果，制定下個階段的實施計劃，爭取企業管理者的重視和信任。
取得客戶方的信任和重視是項目順利實施的基本保證，各項任務能按時完成，實施方與客戶方共同推進，大家一起解決問題，項目實施自然會向好的方向發展。
三、培訓效果急于求成，培訓不夠正規，培訓環境、人員、課件因陋就簡，培訓的效果也就大打折扣�？蛻魧浖墓δ�、流程及設計思想認識不足，后期的溝通協調、方案設計、流程設計還照搬手工模式，或堅持手工模式，不能接受新系統帶來的變化，項目經理的方案便難以實施。因培訓效果不佳，引起后期數據輸入錯誤太多，實施顧問不得不花費大量時間核對數據，糾正數據錯誤。
好的培訓有助于客戶真正理解軟件的處理流程和設計思想，接受新系統帶來的變化，幫助實施顧問設計優化的方案。關于項目管理的培訓可以幫助我們規避項目風險。
培訓一定要讓客戶了解實施的整個過程以及各個階段的內容和目標，要讓客戶明白實施能給客戶帶來的價值是將軟件先進的設計思想與企業的實際結合，能夠幫助企業培養一批既懂業務又懂計算機技術的復合型人才。培訓效果不好的項目，客戶滿意度肯定不高。
四、需求擴大客戶經常會認為軟件可以解決一切問題、代替管理，而這個問題能不能解決，項目的實施范圍、目標是什么都不清楚。項目越做越大，小型做成了中型，中型做成了大型，大型做成了超大型，都是需求擴大導致的不良結果。項目經理應該將重點放在對項目的控制方面，需求一擴大，就如同河堤出現了缺口，會越來越大，失去控制。
項目經理一定要堅持一個最基本的原則：一般不要輕易答應這樣的要求——你給我們做個什么。今天一個，明天肯定會有第二個，后天會有第三個……。只要你答應一次，就會一個一個接踵而至，永遠沒有結束的時候，項目肯定會失去控制，也不可能最終驗收。為了把需求控制在一定的范圍，要避免與一般業務人員交談，樹立顧問的權威和信心，要以專家的姿態與客戶接觸。
對于中小型項目，把需求控制在一定范圍內，一定要讓客戶明確實施的范圍和目標。具體就是，關于這個項目，哪些事情我們能做或應該做，哪些事情我們不能或不應該做。
五、銷售人員不切實際的承諾因為市場競爭非常激烈，銷售人員常作出一些不切實際的承諾，而這些承諾需要實施顧問去兌現。因為這些承諾無法實現導致客戶不認可，有的項目甚至成了反面典型。
銷售人員在承諾之前要聽取實施顧問的意見，對與有利于銷售而且實現起來不是很困難的要求可以答應，但是根本無法實現的要求一定要謹慎處理。你只要答應了就得實現。我們要保證客戶的成功應用，銷售與實施相互理解，達到銷售與實施的良性互動，這樣實施才能更好地服務于銷售、服務于客戶。
六、產品與技術軟件產品總是存在一些小的、細節方面的問題，有的客戶可以通過變通的辦法解決，有的客戶就根本無法接受變通的方案。2002年2月，我們在實施一個一個大型商貿批發企業總部的業務時，客戶對發貨單的處理需求是這樣的：一張發貨單輸入多個商品，但打印卻要求一個商品打印一份（一式五聯），然后按照打印出來的單據逐張開票、出庫，稱為“抽單”，剩下的就是發貨未開票和發貨未出庫的單據，需要按部門、業務員、客戶、商品等條件來統計發貨未開票和發貨未出庫的數量、金額、單據張數。實施顧問試圖改變這種“抽單”的做法，但是深入業務調研后發現“抽單”非常適合這個商貿批發企業，用這種方法，業務處理簡單而且不易出錯。
但是我們知道標準的軟件產品根本不可能解決這樣的問題，所以實施顧問要盡快拿出一個解決方案，因為這個問題不解決業務就無法處理，這個“抽單”問題一直拖延著項目進度。實施顧問將這個問題反映給實施經理、技術顧問和技術總監，技術總監召開項目分析會議，在征求實施顧問、實施經理、技術顧問和客戶的意見后決定：在保持標準軟件的數據庫結構和總體構架不改變的前提下，對“抽單”業務進行客戶化開發。短短三天時間，“抽單”的問題解決了，項目繼續按照計劃進行，隨著這個問題的解決，客戶和實施顧問也重新樹立了信心。
產品能力是一名合格的顧問必須具備的最基本的能力，對產品的每一個細節都了如指掌，這樣才能設計出優化的方案，減少項目實施的風險。更高的要求是技術，通過技術手段解決一些具體問題，如通過數據導入、編寫觸發器、客戶化開發來解決一些實際問題。
七、實施顧問及客戶化方案實施顧問一般至少具備的條件是相關的項目實施經驗和豐富的應用經驗，主要由他來保證方案的正確性和可行性。實施顧問要具備“顧問”的素質，需要不斷總結積累應用經驗，把實施過的項目寫出來，闡明項目的特點、應用效果等，找到共性，這樣實施下一個項目就輕車熟路了，這是實施顧問能力提升的最好辦法。
實施顧問經驗不足，對產品的理解不夠全面，缺少相關行業的實施經驗也會導致客戶化方案無法實施，參數與選項不適合企業，很多業務無法處理，客戶需求難以得到滿足。
實施顧問在經驗不足的情況下一定要通過各種手段和方式捕捉客戶需求，對需求要反復推敲，只有準確把握客戶需求的前提下才能設計出優化的適合客戶的方案。設計的流程和方案要經過測試，逐一確認。交易數據和流程相互之間存在較復雜的關聯，要系統地、全面地分析問題，忌“只見樹木不見森林”的方案。為了保證方案的合理性，應組織顧問按照專家決策方法進行決策，顧問各自發表意見，選擇一個最佳方案。
八、項目實施過程中不必要的與手工并行階段一般情況下客戶會要求軟件系統與手工并行幾個月，然后再切換到新系統，想法和做法都沒有錯，但是結果卻往往事與愿違，項目一直并行，無法切換，帶來了大量的重復工作。很多企業的手工業務極不規范，賬賬不符、賬實不符，而軟件系統要求極為嚴格，這些不規范的業務在軟件中根本不能處理，為了取得和手工一致的結果往往是調賬，在數據庫中直接修改數據，這樣，軟件的嚴謹性、科學性根本不能保證。人機并行給業務人員帶來的不是工作量的減少而是增加，這樣的軟件客戶肯定不能接受，而切換的條件也不具備。
我們主張模擬運行，通過完整的少量的數據測試、驗證方案的正確性，正確的輸入獲得正確的結果就可以了。這樣我們就可以把注意力轉移到如何優化、如何達到最佳效果上來。
我們要說服客戶，我們的最終目標一定是正式運行而不是并行或模擬運行，要敢于放棄舊的系統才能擁有新的系統。
九、不具備開始實施的基本條件，倉促啟動項目項目啟動前客戶常一再強調時間的緊迫，最好是馬上派人來培訓、實施。實施顧問到達現場后才發現硬件網絡平臺基本不具備，培訓條件不具備，客戶對實施的認識基本沒有。一個客戶著急的要求：“馬上派人來安裝、培訓，我們都在等著呢，總經理要求月底完成”。實施人員到現場培訓后客戶才發現，原來還要準備那么多的基礎檔案和期初數據，“看來這不是一兩天能完成的，你們先回去，等我們準備好了再開始實施吧�！痹谶@種準備不足的情況下啟動項目必然會造成大量的重復勞動，浪費大量人力資源。
時間緊迫，但要按客觀規律辦事，光有熱情是遠遠不夠的，項目實施是一項非常綜合的復雜的系統工程，項目實施要遵循客觀規律。與其倉促啟動不如等待條件具備后再開始實施，只要項目按計劃正常進行，不但不會因此延長時間反而會節省很多的時間。
十、項目文檔管理在項目實施過程中，由于項目的復雜性、多方人員參加以及周期比較長等因素的存在，所有項目有關的需求、建議、解決方案和結論必須文檔化、標準化，成為項目成果的一個組成部分，以便查閱、交流和引用。
所以說，文檔管理工作是項目實施中所不可缺少的。從一定意義上講，項目的實施就是按照項目實施計劃，生成文檔、討論文檔并最終確定文檔的一系列過程。這些文檔伴隨著項目實施的各個階段逐漸充實、完善；與此同時，它們也記載了整個實施的過程和成果。
這些文檔的價值體現在以下方面：
1、書面化的文檔有助于實施方與企業方明晰各自的職責，信息互通，共同把握實施的節奏；
2、標準業務流程文檔有助于雙方明晰業務流程，有效配合業務流程的重組和優化；
3、標準編碼、標準數據文檔及標準參數設置文檔更是ERP-U8實施必不可少的基礎資料，可有效地減少重復工作，并可減少對正常工作的影響。比如企業人員由于誤操作導致初始設置的丟失，可利用實施的標準文檔迅速補救，最大程度地減少對企業正常工作的影響。完善的項目文檔有利于項目后期的運行維護，維護人員只要找到文檔中項目參數、設置就可以很容易地解決問題。
4、功能操作指南文檔可幫助最終用戶規范操作，加強培訓效果。
5、實施完成后要將項目文檔統一整理、歸檔，文檔成為項目的重要構成部分，可以供大家學習和交流，成為公司重要的知識積累，這也是實施顧問能力提升的重要途徑之一。
以上影響項目實施的十個因素，每個項目都或多或少的存在，我們的目的是幫助實施顧問在項目實施過程中盡可能避免這些問題，把項目控制在一個正常狀態，最終能夠將項目成功地交付給客戶，讓客戶與我們都能實現預期的目標，達到“雙贏”的目
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文章來源于領測軟件測試網 http://www.kjueaiud.com/