假設場景：電子郵件可能是項目中最常用的溝通媒介。它被用于各種不同的任務，從個人的、一對一的交流（電子郵件為此而發明），到項目事件的自動群發通知。由于其低廉的成本和廣泛適用性，電子郵件在許多不同的情況下的應用都被開發了出來。
盡管如此，這種大眾化的電子郵件的用戶還是在使用時遇到了越來越多的問題。第一個問題就是郵件的絕對數量。由于不同重要性等級的各種信息使用同樣的渠道到達他們的接收端，用戶就很難找到當前最重要的信息。這不是一個新問題，有幾種方法可以解決這個問題，大都是基于用不同的標準將郵件整理歸類成文件夾。
第二個問題是SPAM，即垃圾郵件，指那些不受歡迎的、不請自來的廣告或更糟糕的郵件。垃圾郵件使得郵件數量大幅度增加，使得郵件的整理和分類變得更加困難。你也可能需要花一些錢和時間來安裝一個垃圾郵件過濾器，借助它把大部分的垃圾郵件刪除，不讓它們到達你的郵件程序。
問題三是可能有很多郵件討論組，其中大部分可能對于你手邊的任務來說不重要，但我們卻需要保存他們，因為訂閱或解除訂閱都需要耗費時間。這種情況下，主要的問題不在于這些郵件多余，而在于其使用對于發送方和接收方來說都是不方便的。服務方必須維護一個訂閱者檔案庫并維護郵件服務，而郵件列表的用戶則必須在對所提供的內容感興趣時訂閱它，不感興趣時又要解除訂閱。
問題四：郵件格式是為個人的使用而設計的，很難對文件內容進行處理。比如，很難自動地改變關于項目可交付物的通知。
對于這些問題，RSS如何幫助我們呢？正如文章開頭所提到的，可以用它減少電子郵件的數量，以一種有效而自動的方式處理我們感興趣的信息材料或通知。RSS還有一個優勢，就是相關的費用比較低，但又比郵件列表方便得多。這個奇跡是怎么發生的呢？
首先解釋一下什么是RSS，以使我的提法顯得更加合理可信。RSS是一種XLM文件格式，被用于信息的自動發送和處理。RSS是為分發不同因特網關口的新聞標題（后稱之為豐富的站點摘要，即RSS）而發明的。那時，一個RSS文件包括不超過10-15最新新聞的標題，并有到全文的鏈接。這里的好處是其他對這些標題感興趣的網站可以獲得這個RSS文件（通過一般的文件傳遞、FTP或HTTP）并在他們的站點顯示這些標題和鏈接。許多群組導向的網站利用這種機制從其他網站為用戶提供新聞。他們將不同的網站相關話題的RSS文件組合（AKA供給）起來，這樣就創建了一個相關新聞的集中瀏覽平臺。
在Weblogs技術（瀏覽 Project Weblog可獲得更多有關Weblogs 的信息）的發展過程中，RSS得到了進一步的發展。許多weblog應用軟件以HTML和RSS格式提供類似的內容公布。不管何時用戶更新一個weblog，RSS供給也跟著更新。今天，這種供給不再局限于標題了，他們能容納更多的信息，甚至是HTML格式的信息。同時有成千上萬的有趣的私人或商業性質的weblogs，很難手工監控所有有趣的網站。即使在項目管理方面的網站也比我能每天訪問的多。所以使用RSS供給來保持新資料的不斷更新就變得十分便利。
怎樣使用RSS供給？要有一個RSS閱讀器，一個RSS集合器。有許多不同的應用軟件可用，有的是免費的，有的是商業化的，有的是單獨的，有的則與瀏覽器及電子郵件的應用軟件集成到一起。使用方式很簡單，用戶只要進入她想閱讀的供給的網址（例如，用于 PM World Today Weblog的 RSS供給和PM Clarion，它用來公布PMWT highlights（PMWT集錦）.）.RSS應用程序將文件傳遞給用戶的機器，處理并顯示文件內容。顯示類似于通過電子郵件程序和新聞閱讀器提供的顯示。
在我們回顧文章開頭提出的問題之前，我先要就RSS在項目環境的可能應用說一句。如果你使用weblogs來進行項目交流，RSS是保證對于感興趣的weblogs的變化及時更新的機制。你不必每天訪問他們的weblog，你也不必接收電子郵件來確定項目的進展，你只要檢查你的RSS閱讀器并只讀他們網站上真正有興趣的郵件。如果你同時在做幾個項目或你的團隊地理位置分散，沒有很多直接的接觸，這種方法尤其有用。
另一使用的情況是將RSS與提供項目成員感興趣的信息的系統結合起來。版本控制系統就是例子，像MS Source Safe或CVS，它們對于庫中內容的改變通過RSS供給來記錄的。相似的功能性適用于許多基于網頁的項目工作室提供給用戶的通知。不是將這些用電子郵件發送給每個人，變化可以被收集存儲在一個RSS供給中。每個對于特定通知或檔案庫的改變感興趣的人可以訂閱相關的RSS供給�？蛻舳说氖褂梅绞胶鸵郧暗氖且粯拥�，只是供給的產生是不同于weblogs的。
RSS供給的產生相對來講還是比較簡單的，有許多流行腳本語言庫，像Java, C#和其他的語言都適用于創建這種供給；這只是意味著從原始材料中創建一個特定的格式化文件，原始材料在大多數情況下可能是一個數據庫。RSS文件的結果是通過常規的網頁服務器公布，如果有必要，服務器也提供用于加密和訪問控制的標準機制。因此，如果你不想等某供應上提供RSS供給——這不久就會發生——你也可以為你的項目自己來做一個。由于RSS重用了大多已存在的項目基礎技術，它也是一種可供選擇的相對便宜的溝通渠道。
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