使用項目組合管理提高商業價值

領測軟件測試網 這篇文章對項目組合管理(PPM)的基本原理和益處作了一個高層次的介紹。本文解釋了包含PPM的管理學科以及如何構造一個保持投資組合結果和組織的商業戰略一致性的項目組合管理系統（PPMS）。

許多組織利用組合管理技術來決定他們想要從事的業務類型或者要進行哪些IT項目投資。項目組合管理（PPM）對這種方法合并了一個附加的維度，通過利用項目管理學科以及實時的管理以保證項目投資組合滿足它們的既定目標。

PPM 對項進行分組、觀察、分析和管理，以確保在組織資源約束的情況下最大化實際的業務結果。根據投資組合的策略和投資組合業務目標的績效，有些項目被包括在投資組合中，有些項目被排除在外。本文為項目組合管理和 IBM 能夠幫助組織實施項目組合管理的工具提供了一個高層次的介紹。

理解項目組合管理（PPM）
PPM 是管理學科的混和，它包括：

• 商業管理焦點來保證所有的項目和計劃與組合策略一致。
• 綜合管理焦點來管理組織的資源和風險。
• 項目管理焦點來評審、評估、管理項目和規劃以保證它們達到或者超過它們對于投資組合預期的貢獻。

PPM 的整體分析¹ 認為投資組合的健康狀態是受該組合中所有項目的績效以及他們之間的直接/間接依賴和可用資源 影響的。管理層應當做能夠導致全局組合成功的決策，即便這些決策可能與某個具體組合項目的最佳利益沖突。

在投資組合層次上將項目管理學科與業務以及通用的管理實踐結合起來使得一個組織能夠：

• 選擇與組織策略和目標一致的項目和計劃。
• 通過應用最高優先級的項目來充分利用可用資源。
• 有規律地評定項目和計劃對項目組合的健康狀態具有何種貢獻。
• 采取管理的行為來確保項目組合同與商業目標保持一致。

有效地在項目和計劃層面利用項目管理學科可以提高客戶的滿意度，減少風險和問題的數目，增加成功的概率。² PPM 的目標是通過一致的結構化管理方法，在投資組合的層次上意識到相同的利益。

PPM 的生命周期
正如所有的商業過程一樣，項目組合管理具有一個生命周期，它需要應用合理的管理技巧和原則，如圖1中所示。

圖1 項目組合管理的生命周期

從圖1中我們可以看到：項目組合管理的生命周期包括：

• 識別、考核、尋找那些引導商業策略的項目/計劃。管理組織的資源需求、容量、能力。
• 度量績效以保證項目/計劃共同地符合組合策略。
• 根據組合目標和承諾，識別并校正項目/計劃中與投資組合不一致的地方。
• 建立有效的交流和報告機制確保對項目、計劃和整體組合，進行及時、準確的決策。
• 實現一個過程能夠持續的改進投資組合。

至少，任意一個綜合的 PPM 方法都應該包括下面的幾個通用過程：

• 項目選擇
• 項目優先級排序/再排序
• 組合監控
• 組合評估
• 校正措施管理
• 項目終止和刪除

業務管理焦點
項目組合管理的業務管理活動的關鍵目標是從商業角度來定義一個范圍并驗證組合的生存力。這需要定義組合策略和決策標準，它們允許管理人員選擇和按優先級來排序項目。為評估組合健康狀態和性能定義業務的指示器也是重要的。

決策標準應當同組織的商業策略和目標聯系起來。排序和選擇項目的過程應該根據組織的財政目標，比如收益率、投資回報率（ROI），預算成本以及稅收增長。同時還應當包括其他的價值考慮，包括客戶需求，進軍新市場或者開拓原有市場的愿望，以及運作需要的或者強制行的動作。

組織還可以利用商業決策標準來取消或者投資組合定義時的項目或者計劃，即便他們已經處于計劃或者實施階段。

選擇和按優先級排序項目
這一步的目標是基于預定義的組合商業決策和優先級標準，選擇和按優先級排序項目以獲得最高的價值。優先級應當基于單個項目利益和它對項目組合的全局影響。此外，作為結果的組合混和不能超過組織的資源容量或能力。

組合優先級標準應當限制在一個可理解、可測量、一貫應用的數量上�；�于它們各自滿足商業策略和目標的重要性，不同的標準可以具有不同的權值。

雖然優先級標準與商業決策標準不同，在決定組合中包含哪些項目時，它們都應當被使用。

• 商業決策標準應當與商業策略和目標一致。一旦一個項目成為組合的一部分，它應當使用這些標準來評估項目的健康狀態和績效。
• 優先級策略建立組合的總體目標并且幫助確定組合中的項目類型和組合中每個類型應該包括多少項目。這里，資源評估也扮演著重要的作用，我們將在后面討論它。

綜合管理焦點
資源和風險管理是項目組合管理的綜合管理焦點的一部分。在決定組合中包含哪些項目以及如何按照優先級排序已有的項目之前，管理人員需要從供需角度來評估他們的資源。 他們必須保證優先級高的項目有足夠數量的和有適當技巧的人。

為了維持一個健康的組合，管理人員必須監控和評估組織的總體資源量和能力以保證能夠：

• 按照將來資源的需求，計劃和構造資源量。
• 在項目需要和預見的響應上，對資源的投資作出快速的決策。
• 為達到組合的目標，決定當前的和已經計劃好的資源是否是足夠的。
• 評估當前和將來的培訓需求。
• 快速識別資源剩余和短缺并規劃重新分配資源的計劃。
• 高效地實施重新分配的計劃，將關鍵的資源轉到高優先級的項目中。

識別組合風險
識別組合風險包括一系列的過程，比如識別、分析、響應、跟蹤和控制可能妨礙組合達到其商業目標的任何風險。這些過程應當包括針對組合在項目層次上的風險的負面影響進行評審，以保證項目經理擁有一個可靠的風險降低計劃。

此外，為組合全面地做一個統一的風險評估以確定風險是否在組織預先設定的范圍以內也是很重要的。因為組合以及它們的環境是動態的，在整個組合的生命周期內，管理人員應當在一個有序的基礎上，評審并更新他們的組合風險管理計劃。

識別組合風險開始于對一個具體的項目組合環境的評價：已經建立了什么樣的商業決策標準？關于組織當前的商業過程和決策點，什么樣的工作設想將會增加組合的風險？管理人員應當迭代地精化這個評估，作為一個計劃，評估并管理他們的組合管理方法。

什么構成了組合風險？這里有些例子：

• 組合內部的項目相互依賴
• 有限的資源量/能力與大量需求之間的矛盾
• 商業策略/商業機會中的變化
• 組合內部的高百分比的高風險項目
• 與組合管理實踐相沖突的商業過程

項目管理焦點
一個成功的、有效的項目組合管理實施的關鍵是一個知識淵博的項目組合經理以及一個包含項目管理原則的支持過程。這些原則為項目組合經理提供了評定組合健康狀態和價值的必要機制和數據，以及對于項目的方法、優先級、資金、人員和執行做出有效的商業決策的能力。通過比較計劃和實際的績效，識別不一致的條件是一項關鍵的能力。管理人員可以立刻專注于這些問題并將組合帶回到一致的狀態。

建立項目組合管理系統
項目組合經理需要的過程――被稱為項目組合管理系統或者PPMS――是針對項目組合管理的廣泛的、文檔化的和動態的策略集合、商業過程、工具、計劃和控制。項目組合管理系統為單個的項目/計劃管理系統提供指導和限制，并保證他們聯合起來以加速沖突的解決。

計劃和實施一個有效的項目組合管理系統提供了一種方法，該方法可以日常地分析和量化項目的價值，按照優先級排序項目，識別需要開始、重新確定優先級排序和停止的項目。尤其是，項目組合管理系統允許項目經理回答比如一下的問題：

• 哪些項目將最好地支持組織的商業策略和目標？
• 一個項目或者計劃是否提供了期望的商業結果，如組合矩陣中表明的那樣？
• 是否每個組合計劃都具備了合適的資源，包括具備了適當技能的員工？

一個綜合的項目組合管理系統應當包括戰術過程和戰略過程。戰術過程關注于正在進行的組合項目的持續績效問題。戰略過程關注在組合的演化上，包括選擇新的項目以符合商業目標和戰略。此外，縮小一個與合組合目標和策略不符的項目的范圍或者取消該項目的建議也應當是項目組合管理系統過程的一部分。

項目組合管理系統的主要活動包括收集項目信息，評估項目和組合健康狀態以及商業貢獻，和管理校正措施。對于組合的風險承擔者的日常評審工作來說，這些活動是基礎。

收集組合信息
為了準確地評估一個組合，管理人員需要統一的或者集中的項目級的數據，這些數據基于定量的（金融，缺陷，市場份額等等）和定性的度量（股東義務，客戶滿意度，風險等等）。為了準確，在分析這些信息之前，他們應當協調并驗證數據。然后，他們應當從項目層次和組合層次兩個視角來觀察這些數據。例如，他們應該對每個單獨的項目和全體項目的財政健康狀態進行評估，以保證整個組合滿足其財政目標。

收集和合并數據的工具應當實現一些跟蹤的功能，數目較少的項目組合可能使用電子制表軟件來追蹤和評估組合的健康狀態，但是具有多樣的復雜的項目的組合需要一種自動化的工具來輔助收集、合并和分析活動。

評估組合
有效的項目組合分析包括對組合商業結果的測量和比較，以決定該組合符合其商業決策既定的目標。評估過程需要同時包括短期和長期的角度，并且應當測量和檢查戰術和戰略參數：

• 戰術角度：單個組合項目的健康狀況和績效
• 戰略角度:總體的組合商業結果

根對目標測量項目和組合的績效，允許管理人員回答以下問題：

• 現行的項目是否產生了預期的商業利益并且支持組合的整體商業戰略？
• 項目是否按照平衡風險和最優價值的原則來評定優先級？
• 項目中出現問題的是哪些趨勢和指標？哪些校正措施是必要的？
• 正在進行中的項目提議是否符合市場趨勢？它們是否支持當前/未來的客戶需求和新的戰略目標？
• 是否有合適的資源可以利用確保有效地實施當前的和預測的項目？

通過將每個項目的健康狀況/貢獻數據映射到商業決策標準，管理人員可以容易地看出項目是否符合或者超過限定指標，從而來識別組合中不一致的部分。

Rational Portfolio Manager 是一個 IBM 策略管理工具，提供組合儀表盤，它可以以各種各樣的形式包括投資計劃圖、記分卡、多維聯機分析處理中心點以及報表來幫助管理人員收集并解釋組合信息。例如，使用組合儀表盤，管理人員可以給每個項目的限定值分配綠色、黃色和紅色中的一種狀態，然后開發記分卡或儀表盤和報表。這樣，他們就可以看出項目的績效是怎么樣的。

圖2展示了用Rational Portfolio Manager™ 儀表盤創造多種視圖和報表的一個例子。管理人員可以利用這些視圖和報表，基于定量和定性的指標進行組合健康狀況和價值貢獻的分析。對于記分卡和投資計劃圖，組合中的每個項目將會被評估和分配為綠色、黃色和紅色中的一種狀態。管理人員將會知道分析那些從綠色到黃色或者從綠色到紅色的項目，以確定他們的負面影響是否足夠大以至于需要授權校正措施。

圖2：由Rational Portfolio Manager ™ 組合儀表盤獲得的可利用的視圖/報表

管理組合
對不一致的項目采取校正措施是項目組合管理系統的一個關鍵的組件。如果一個項目或組合不符合或超出其目標，識別根本原因、形成一個校正措施計劃然后監控并追蹤以保證措施被實施和問題被解決是非常關鍵的。項目組合管理系統應當有一種跟蹤趨勢和預見問題的機制以確保管理人員能夠實施主動的措施以避免不一致的項目。項目組合管理系統還應該記文檔化和跟蹤這些措施來保證它們達到各自的目標。如果一個成功的預防措施是可重復的，那么項目組合經理應當將其合并到項目組合管理系統中。

針對商業標準和目標收集并分析數據允許管理人員和執行官對于項目投資做出基于事實的決策，從而避免了他們對組合不利的個人主觀判斷。困難的但是必要的校正/預防措施可能包括：

• 給高優先級的項目重新分配資源。
• 分配經過認證的項目經理到那些具有相當價值的項目中。
• 取消或者不競標被選定的項目或合同。
• 實施風險降低計劃。
• 進行項目質量評審。
• 協商進度表的變更。
• 為項目經理提供指導。

評審組合
評審組合對于與所有項目的風險承擔者交流項目組合的狀態是非常必要的。這樣的評審應當被當作一個迭代的過程，能夠確保管理人員和執行官做出正確的決策，保持組合健壯。這些決策涉及：

• 確保組合持續的與商業戰略一致。
• 確保當前的組合符合其目標。
• 跟蹤校正管理措施的有效性。
• 在組織的能力和約束內提供一個平衡的組合（風險和價值）。
• 驗證商業決策標準和項目/組合的準確度。
• 確保資源容量能夠符合項目需求。
• 確保項目組合管理系統是合適和有效的。

組合評審的頻率、形式和參加者名單會根據組織的不同而不同。會議應當同你的組織結構以及組合中的數目、大小和持續時間相一致。如果你有自動報表的能力，你就可以在會議之間分發報表以及在每次的數據收集時非常迅速地完成你的目標。

改進組合
組合是動態的。你的項目組合管理系統是否已經在穩定狀態或者仍然在進化，你需要一個確定的能夠持續改進的過程，該過程與組合評估和跟蹤及度量組合改進的措施管理過程密切相連。改進過程也很重要，它保證組合評估的結果將“反饋”呈現在商業過程中。最后，為了將來的組合項目，項目組合管理系統應當包括一種機制可以收集、分析和合并已經取得的教訓。

獲得益處
如果在一個良好定義的項目組合管理系統對組合管理應用項目管理的最佳實踐，組織可以實現巨大的好處 :

• 通過對不一致的項目或計劃實施校正管理措施，可以獲得組合的高績效。
• 一致的管理過程帶來的低成本。
• 有問題的項目或計劃被盡早的識別出來。
• 通過基于績效和商業標準的比較實現組合的目標。
• 組織范圍內的溝通和管理有效性的提高。
• 低風險項目投資和最優化商業價值的總體項目的平衡。

一個好的項目組合管理方法的實際結果是一個可以對整個商業戰略作出重大貢獻的更加可控的環境和商業單元。

注：關于更多 Rational Portfolio Manager ，IBM 戰略項目管理工具的信息，請訪問http://www-306.ibm.com/software/awdtools/portfolio/

注釋
¹ 高級項目組合管理和計劃管理組織。G. Kendall and S. Rollins著。International Institute for Learning, Inc. and J. Ross Publishing, Inc. 2003年

²項目管理的價值。Project Management Solutions, Inc, 2002年。白皮書可以訪問 www.pmsolutions.com.

延伸閱讀

文章來源于領測軟件測試網 http://www.kjueaiud.com/