中軟文書管理信息系統技術白皮書

1 產品概述

網絡信息技術的應用最直接的體現是提高效率，因此，無論是政府機關還是企事業單位，都希望借助新技術，提高內部管理水平，提升工作效率和服務水平，尤其是中國加入W

應用計算機及網絡技術，采用全新的管理手段，對單位內部管理流程進行整合，這就是網絡辦公自動化—OA（Office Automation）。應用辦公自動化軟件，可以規范管理流程，消除信息“孤島”，協同工作處理，提高辦公效率，提升競爭力。

縱觀辦公自動化軟件隨技術的發展及用戶需求的改變而產生的變化，我們歸之為四個階段：

第一個階段：基于簡單的單機應用—缺少網絡支持，不能協同工作；

第二個階段：基于C/S體系結構—功能分散，不便于客戶端的維護，日常維護工作量大；

第三個階段：基于群件平臺的應用—不便于知識的共享；

第四個階段：基于面向對象的設計和B/S體系結構—適應Internet/Intranet的應用，提供綜合辦公環境，便于功能的擴充，方便維護。

《稅務綜合辦公信息系統》是中軟公司推出的新一代辦公自動化產品，它凝結了項目組全體開發人員的心血，是開發人員經驗與智慧的結晶。系統目標是通過優化業務流程和規范工作模式，促進單位內部的基礎建設，加強信息的共享和交流，改善辦公環境，輔助辦公活動，幫助人們從繁瑣的手工辦公事務中解脫出來，使辦公人員能夠協同工作，提高工作效率和質量，最終實現文字處理、電子郵件、公文運轉、檔案管理、信息檢索、會議和日程安排和個人事務處理等日常辦公事務和決策支持服務的電子化、自動化、一體化，為領導科學決策、機關日常辦公、公眾信息服務提供各類科學、高效、安全的現代化手段。

2 產品詳細介紹

《稅務綜合辦公信息系統》提供了一個整體的OA綜合解決方案，它依托于網絡通信環境，借助計算機、網絡通信、大型數據庫等先進技術，采用分布式體系結構，通過完備、強大的系統功能幫助用戶完成日常辦公及行政管理工作。系統在簡化辦公流程、提高辦公效率的同時，更提供了行政管理機關及企業內部上下級溝通、工作協調處理的一種管理手段。

3.1  功能

《稅務綜合辦公信息系統》是由若干功能模塊組成的綜合辦公自動化軟件，這些功能涉及一個單位的日常工作。

各項功能的組織形式不受固定模式的限制，用戶可根據自己的需要選擇，并可在短時間內構建個性化的辦公平臺。

3.1.1 公文處理

公文處理用來完成對公文的創制、處置和管理。系統在設計和實現時，充分采用數據庫、消息傳遞和工作流等先進技術，實現公文收、發文的信息化、網絡化管理，同時在滿足機關內部日常公文處理需求的同時，進一步實現對移動辦公和異地遠程辦公的支持，以突破工作空間的限制，使辦公系統更加快速、安全、高效。

公文處理主要包括以下功能：

公文維護，包括用戶權限管理、工作流程設置以及代碼管理；

收文處理, 其中包含了所有與收文有關的處理功能；

發文處理, 其中包含了所有與發文有關的處理功能，包括遠程收發文；

文件查詢與統計, 可查詢公文的運作情況及文件遠程發送情況，并可對某一時間段內的收、發文辦理情況進行統計；

輔助功能, 對保證公文處理的正常運轉起輔助支持作用；

客戶端消息通知，用于客戶端新消息的通知與顯示。

（1）公文維護

在公文處理中，根據系統業務功能并結合用戶實際應用，提取出公文使用權限，包括發文處理權、收文處理權、督辦處理權、發文登記簿管理權、收文登記簿管理權、部門信箱管理權、系統維護權和存取控制權。通過建立角色，可以把權限賦予某類用戶，同時，也可以為用戶單獨設置權限。

公文權限的細致劃分，可以使用戶權限控制更加嚴謹和科學，便于充分發揮每個人員的職責功能。

公文文件傳遞關系的定義用于設置公文的流轉方向。在建立傳遞關系之前，可以建立臨時機構—組，組是為滿足某種功能需要而建立的跨越行政管理機構的人員集合，在傳遞文件時，組中的每個成員都可以收到該文件，組的使用將有助于提高文件傳遞的效率。

在定義文件傳遞關系時，可以任意指定文件的發送方與接收方，并且在應用過程當中，也可以對文件傳遞關系進行修改，且不會影響文件的正常使用。

代碼管理主要為工作人員提供了可選擇的輸入項。同時在代碼管理中，也指定了用戶自定制模板與代碼的關系。其中，文件類型控制表對應文件類型模板，如：正式發文、簽報批件等；發文字控制表對應文頭模板、套印模板、文尾模板（區分上行文和下行文）。代碼和文件模板的自定制為用戶的使用帶來了極大的方便。

（2）收、發文處理

收文處理主要功能包括：

收文登記  對紙質來文或通過系統內封發來文情況進行登記；

分送      按照系統的傳遞規則將文件信息發送給有關單位（部門）和人員；

擬辦      對來文處理提供擬辦意見；

批辦      領導對文件的處理簽署意見；

注辦      文件承辦人在文件辦理完成后填寫文件的辦理經過和結果；

催查辦    在文件辦理過程中，對不能按期辦理文件的部門，可通過催查辦發送催查辦單，以令其盡快辦理；

督辦      某些收文在辦理過程中，需要有關部門進行跟蹤和監督管理，可通過督辦發送督辦單，對文件辦理過程進行督促和檢查；

收文轉發  將收文利用系統內或系統間的計算機網絡進行上、下級單位的文件傳遞。

發文處理主要功能包括：

擬稿      用于起草公文稿。系統支持借助MS Word的字處理功能進行文件的錄入和編輯，在起草正文文件之前，擬稿人需要指定公文的類型，并填寫文頭紙。

分送      按照系統的傳遞規則將文件信息發送給有關單位（部門）和人員。

改稿      用于修改已提交的發文稿。系統將保留文件的修改痕跡，并生成一個新版本。

審批      對公文稿進行審查。允許審批人修改文頭紙和文件正文、附件的內容及簽署審批意見，系統將保留文件的修改痕跡，并生成一個新版本。

審核      對公文稿進行審核。允許審批人修改文頭紙和文件正文、附件的內容及簽署審核意見，系統將保留文件的修改痕跡，并生成一個新版本。

會簽      當文件的內容涉及其他部門或單位時，主辦單位可將文件發送給各有關單位進行會簽。會簽用于核查文稿中與本單位或部門有關的事項，允許會簽人修改文頭紙和文件正文、附件的內容及簽署會簽意見，系統將保留文件的修改痕跡，并生成一個新版本。會簽分為內部會簽和外部會簽。

簽發    是對發文稿進行最后審核的具有決策權的程序。簽發人可以對文頭紙和文件正文、附件的內容進行修改及簽署簽發意見，系統將保留文件的修改痕跡，并生成一個新版本。

發文編號  對簽發后的文件，文秘人員應及時登記，設置辦結狀態，然后通過發文編號命令對發文進行編號。

排版、校對  對簽發后的文件按照文件類型的特有格式進行編排，并對文件的內容作最后的審核。

督辦      某些發文在辦理過程中，需要有關部門進行跟蹤和監督管理，可通過督辦發送督辦單，對文件辦理過程進行督促和檢查。

封發      將發文利用系統內或系統間的計算機網絡進行上、下級單位的文件傳遞。

收文處理基本流程:

外來文       收文登記    輸入文件正文(三種方式)

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