負責外包項目的IT經理經常發現，阻礙外包項目成功的最大障礙就是低質量的溝通問題。起初外包服務商似乎很了解IT經理們的期望和需求，但最終他們遞交的軟件總是或者不那么完整，或者誤解了客戶的需求。而由于外包服務的特點，這樣的“錯誤溝通”問題直到項目的最后階段才被發現——而這時，若想再糾正此理解錯誤卻已為時太晚了——不僅要耗費更多的人力和物力，而且效果也不會太好！因為這樣的修改往往需要外包商或本地的開發人員更改甚至重新寫代碼，這將直接影響里程碑的設定，以及預算問題。而如果IT經理堅持要糾正這樣的錯誤，最后的結果只有返工成本遠遠超出外包服務預期節約的成本——得不償失��！
為避免以上問題，同時提升IT經理在外包服務中的溝通能力以及與外包服務商溝通的質量，作者在此列出幾點建議，希望借此降低外包商誤解客戶需求進而導致項目返工甚至失敗的風險。
建議一：認識到文化的差異
作為IT經理，在與外包商進行溝通時，尤其是在進行離岸外包的談判中，首先，一定要明確并不是每個與你溝通的人都理解你所處的立場和設定的假設。因此，對你來說很明顯的事情，對你的外包服務提供商就不一定那么顯而易見。這一問題在離岸外包服務中格外突出。如果你在美國長大，你的所有信念和觀點都受到美國文化的熏陶和影響，可以說你是完全的美國思維；而這種思維定勢往往使你誤解住在美國以外國家人的思想和意思。比如說，你很可能想當然的認為，如果你與對方簽訂了合同，合同雙方就都要認真地執行合同，因為合同在美國就是法律，是具有法律效力的。其實不然，對于許多國家來說，合同僅僅起到了建議的作用。
所以，認識到文化的差異性，無論對什么樣的工作來說都是至關重要的。因為對于這些工作來說，執行效果的好壞取決于工作的溝通質量，而影響溝通質量的最顯著因素之一就是所處的文化背景。國際商務中講究跨文化的商務溝通，對于外包服務來時亦是如此。
對于IT經理，若想認識到文化的差異性，除了多接觸不同文化背景下的人，從他們的舉手投足間，掌握一定的規律，以增加自己的閱歷和經驗外，還要養成謹慎的工作態度和原則。尤其是在面對一個不熟悉其文化背景的外包商時，應向熟知其文化的人尋求幫助，并謹慎的與之相處，洽談業務。
建議二：選擇最合適的語言進行溝通
當你向一個外包服務商解釋你的需求時，你所選擇描述需求的語言是非常重要的。對于大部分的外包商，英語仍然是一門外語——即使在印度，印度的外包服務與說英語一樣流行——你也不要指望每個人都能徹底理解你用英文所描述的系統需求。無論英文在該國家或地區有多么普及，即便你的外包商知道你所說的每一個具體單詞的意思，但很有可能他們仍無法完整的掌握你試圖傳遞信息的真實含義。這就是你為什么最好選擇一種直接的方式來表示你的需求，也就是說，最好使用簡單易懂的詞匯描述你的需求信息。
舉個例子，在與你的外包服務商溝通需求時，你試圖使用非常禮貌的語言，謹慎的告訴他你希望從外包服務中得到什么，為了不讓外包商感到你的要求太高而產生壓力，你盡可使用婉轉、間接的語言使你的需求看上去不那么難以接受。在陳述需求時，你使用的語言大都是“如果你可以這么做就太好了”，或者“也許你還可以這樣……”。溝通結束后，外包商同意了你的全部要求。你也想當然的認為，一切進行的都很順利，外包商理解了你的需求。但結果是，服務供應商最終并并沒有實現你預期的那些需求。原因何在？你犯了外包溝通中最大的禁忌：需求說明過于拐彎抹角，不直接，而你那位習慣于直截了當溝通的外包服務商，則把你所有“婉轉”的說明默認為建議而已。
建議三：反復確認你的需求
即使向外包商明確了你的需求，還是需要不斷的進行確認，以防止任何疏漏和誤解發生。以下幾個步驟教給你如何與你的外包供應商確認你的需求，從而使他們徹底理解你的服務期望。
1. 建立需求文檔
在你向外包服務商用語言表述了你的需求后，緊接著應該用文字來表示他們。建立關于外包服務的需求文檔非常重要，在案頭上與你的外包商再次確認需求。許多人理解書面語的能力要比理解口頭溝通用語的能力強，很可能因為他們在讀書面文字時，有更多的時間來處理接受到的信息，徹底理解文字所表達的意思。而且讀者也會有時間按照自己的理解速度重讀這些文字，反復推敲其含義，甚至可以根據自己的能力把不會的字查字典，避免了口頭交流時來不及查字典、沒時間反復閱讀的問題。
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