用友ERP宏圖三胞公司案例

但真正了解宏圖三胞公司的人可不會被眼前的"匪夷所思"所難倒。事實上等式左邊的"沃爾瑪"所指的正是沃爾瑪公司的連鎖經營、"戴爾"所指的是其獨特的直銷模式、"麥當勞"其標準化服務的一體模式，三者有機地結合起來就可以基本概括南京宏圖三胞高科技股份有限公司的基本經營理念。與此同時，所向披靡的ERP在這種特殊的經營理念的框架下就應運而生了XP管理體系，而這個富于戲劇性的變化就是由用友軟件股份有限公司的妙手來點化的。也是正是"用友軟件"具有創造性的二次開發，才有機會讓我們今天能夠看到XP管理系統在宏圖三胞公司誕生、才能看到宏圖三胞的迅速發展、才能得出我們這個看似無稽卻為宏圖三胞的高速發展奠定了堅實基礎的等式理論。

沃爾瑪+戴爾+麥當勞=第一次跨越

沃爾瑪（Wal-mart）的連鎖經營、戴爾（Dell）的直銷模式和麥當勞（McDonald's）的標準化服務模式集結于一身，這是一個大膽的想象。然而這個想象在江蘇南京宏圖三胞高科技術股份有限公司的身上變為現實的時候，人們不禁會感嘆，這個想象不僅大膽，而且非常有智慧！

集IT連鎖貿易；IT產品與現代辦公產品研發、制造、銷售；IT服務、系統集成、物流、房地產投資的多元化、高科技的宏圖三胞從企業建立伊始就一直把連鎖、直銷和標準化服務作為基本的經營理念，縮減成本，強化服務，主要經營各種電腦、手機、數碼及其周邊產品，同時在南京、上海各建有生產基地，生產宏圖三胞家用、商用臺式電腦、筆記本電腦及服務器等產品，年生產能力達到了近200萬臺。宏圖三胞品牌電腦獲得江蘇省名牌產品稱號，并通過ISO9001質量管理體系認證。在IT市場取得了驕人的經營業績，是中國IT分銷22強企業,成為業內競相仿效的典范。"前路我創，穩健經營"的經營戰略及完善的技術服務體系打造了一場IT產業的銷售革命。

在談到準確的定位和專注的經營理念所帶來的效益時，宏圖三胞高科技術股份有限公司IT總經理魏冰先生總結說："先進的經營理念給我們帶來了主要是三個方面的絕對優勢，一是客戶優勢。連鎖企業有很多優勢的地方，其中一點就是可以直接接觸客戶，因為現在的市場可以說是一個，不應該是產品的市場，而應該是一個客戶的市場，需求的市場。我們離客戶最近，了解客戶的一些需求。二是服務的優勢，我們的服務能夠達到標準化，各個賣場按照麥當勞的經營思路，作到統一承包商、統一形象、統一規劃、統一控制，在購物環境的各個方面給人的感覺非常的舒服。三是成本的優勢，而成本的優勢主要由于我們有一些客戶的資源，我們有經營的品牌，我們的采購是統一進行的，采購量比較大，所以供應商給我們的價格也是比其他的廠家要優惠，而這也正是連鎖經營帶來的優勢之一。"

先進的經營理念、科學的經營模式給成立時間不久的宏圖三胞打了一支大計量的強心劑，使企業在短短的三年時間里以驚人的速度壯大起來！

一個完美設想+兩套管理系統=第二次跨越的瓶頸

高速發展之于一個年輕的企業意味的是什么？是目標？誠然，是希望？固然，是成功？則需要堅持！

如果一個年輕的企業在高速發展中沒有解決好自身發展與企業管理體制、流程的問題，那么在第二次跨越時必然面臨基礎建設的穩定性、管理的現代性、效率的拓展性、發展的持續性的困惑。

宏圖三胞在認識到高速發展所帶來的企業現代化管理理念的更新時，把企業管理信息化建設上當成頭等大事。

由于宏圖三胞銷售型企業的特性，異地連鎖的經營模式，銷售產品類型、規格的繁雜，所經營的IT產品價格波動大，企業流通量大等若干因素，無一不要求企業管理信息化建設速度要快，標準要高，效果要好。如果不借助這個信息系統靠這種工具去管理，根本就沒有辦法能夠，又及時、又準確的能夠聽到一些經營的數據，一些銷售、庫存、成本。早在企業籌建起初決定需要搭建一個信息平臺，把信息平臺作為宏圖三胞四大平臺之一，而且將其作為公司的十大品牌之一。包括其他的一些物流品牌，服務品牌，包括一些品牌的一個品牌。將企業信息化當作一個品牌來做的戰略定位為宏圖三胞迎來了兩套系統軟件。

宏圖三胞在業務經營上與當地有名的軟件企業簽訂了MIS系統的開發合同；在財務管理上則與國內管理軟件的領導廠商用友公司簽訂U8管理軟件的合同，購買用友ERP-U8系統，包括U8采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算、總帳、應收應付、UFO報表、工資等模塊。

而兩個靈魂究竟要怎樣在一個肉身上協調統一，而又各自為政各司其職的協調工作呢？在這方面企業最初是有一個美好設想：開發建設兩個信息系統的初衷是希望業務上面借助這個定制MIS系統，根據自己的經驗把一些管理的一些理念融入到這個系統當中。企業各經營部門（包括業務、物流、商務部門）運用MIS系統，業務部門填寫采購、銷售訂單；商務部門審核訂單，生成出、入庫單，跟蹤往來帳款；物流部門審核出、入庫單，確認產品出、入庫；財務部門則根據業務流轉單據在用友U8系統中手工錄入出、入庫單，增減庫存、往來，記帳、生成憑證，出報表。

然而兩套系統是不是真的能夠按照設想中計劃的那樣獨立而統一呢？在系統真正開始運行一段時間以后，問題出現了！

由于運用了兩套軟件系統，兩套系統所使用的后臺數據庫和業務流程不一樣，而每套系統并不是跑完公司的整個供應鏈流程。MIS系統在系統結構、業務流程上設計不夠合理，開始定制的流程無法滿足企業經營的發展，系統需進行不停的修改，導致程序本身問題也較多；財務人員不能及時和全部得到業務單據，且重復錄入，工作量大，并會產生錄入錯誤。這使得兩套系統所產生的結果數據都不準確，而業務人員和物流人員又記有手工數據，公司內部各部門進行多套數據的核對，工作量巨大且沒有結果。

問題最后落在了對接上，兩個系統無法達成對接，兩個系統都在部分供應鏈中發揮作用，卻沒有一個系統能夠將整個供應鏈打通！就如同隧道的兩邊都有洞口，但由于中間部分卻無法連接上。兩個系統貨單數據庫不一致，業務流程也不一致。而MIS系統最大的問題就是他本身的結構，這種流水設計也滿足不了多大的發展，多大的需求，所以導致了一定的問題。另外一個矛盾就是財務系統在后臺支持，往往財務人員得不到業務人員的單據，或者得到的也不及時。此外由于單據量的巨大，財務人員在輸入時也經常存在出錯的情況。所以在實際操作中就出現了兩套數據，業務運作系統是一套數據，財務系統一套數據。在業務部門的人員，業務人員、物流人員本身還有一套自己所供應的一個系統。比如，倉庫有自己的財賬，也有部門手工的往來賬；業務人員在記錄自己銷售的業務業績，也會體現到手工上。最后造成了企業里面，相對于有三套數據，兩套系統數據，一套手工數據。三套數據一個要花大量的人力去對，另外一個對也對不出來結果，很難有一個準確的東西。導致這個問題歸根結底是因為這兩套數據系統本身的接口并不是很及時和準確，所以說在宏圖三胞的二次跨越上，管理軟件的價值成了跨越的瓶頸。

在分析兩套系統對公司的發展影響時，魏冰先生總結道："三分技術，七分管理，十二分數據是ERP中一個理念，沒有一套經營準確的這種經營業務的數據，很難談得上真正的一個管理，對"宏圖三胞"當初的發展，起到了非常大的制約和阻礙。"

好系統+徹底實施+完善制度=跨越催化劑

面對需要再次跨越的壓力，宏圖三胞沒有遲疑。立即作出決斷，終止兩套系統軟件的協同運作，重新建設符合企業需要的系統軟件。雖然可能還要投入更多的資金、雖然新系統在分散的連鎖點實施起來會有難度，但在2002年的上半年，經過了前面不斷的調研、不斷的開發，不斷的修改后，用友與宏圖三胞組成的項目組開始在宏圖三胞的賣場開始了系統的實施階段。從南京到徐州到上海，分區域地一步步拓展開來，最終根據宏圖三胞企業的自身特點將ERP系統成功移植，XP系統軟件就這樣誕生了。

調研一開始，雖然企業原有的信息化程度較高，而財務系統軟件也早就在企業中建立使用，但項目組還是發現了不少實施中可能遇到的問題。其中最為關鍵的就是連鎖企業中成功建立實施ERP系統時要有一套強有力的一個制度流程，來保證這套系統能夠裝上去。

需要的制度和流程究竟該如何建立，如何實施，能否適合企業的實際情況？項目組在這樣一個關鍵問題上面臨著考驗。用友ERP-U8在以往的組織調研、實施的過程中遇到很大的一個問題就是乙方人員熟知系統卻不了解企業，甲方人員熟悉企業，卻不能通曉系統。雖然每個項目組中都有一定數量"兩者兼顧"的顧問人員，但在實際操作與實施的過程中還是需要反復溝通磨合的過程，而且乙方人員站的角度和介入的深度還是無法同企業自身相比。但宏圖三胞的決心和效率使作為關鍵環節的制度和流程很快被制定出來。

首先項目組把業務流程，結合到新型系統的一個業務流程。比如，經常的采購流程應該是什么樣子，因為流程是定到崗位的，那么什么崗位做什么動作這些細致的問題。而一旦把這種業務流水結合這種先進系統能夠固定出來，也便于復制。另外一方面就是制度，系統的全面實施要有強有力的制度去保證，當流程被打亂，當信息系統不能顧及到的時候，需要通過制度來保證這個流程順利進行。就像魏冰在采訪中談到的那樣："任何一個系統都不能百分之百滿足企業經營的要求，所講關鍵的核心的地方滿足了，中心滿足了，一個輔助的地方完全可以用制度來強硬的規定。就你必須這么做，當你違反了這個制度那你就錯了，相當于公司會對你嚴厲的進行處罰。所以說這種制度和這種規范的流程，執行起來才保證了這套系統在整個"宏圖三胞"這種范圍內進行推廣。我覺得這個是我們成功最關鍵的地方。"

關鍵問題的攻破使整個項目變得順暢起來，勢如破竹。項目組根據宏圖三胞的組織結構，業務經營的特點，將公司所有經營管理部門使用用友ERP-U8系統和宏圖三胞XP系統，包括各產品事業部、分公司賣場、集團部、渠道部、商務部、物流部、財務部、技品部、售服部門及各級公司管理人員，達到業務流程統一標準，系統結構清晰，信息共享集成。同時在系統實施過程中，用友實施人員和宏圖三胞信息中心根據用友ERP-U8系統流程及宏圖三胞業務經營特點，細化客戶需求，進一步開發宏圖三胞XP系統的定制功能，其中包括采購訂單管理、產品價格管理、銷售訂單管理、庫存管理、統計查詢、數據匯部、權限管理以及各項控制功能。

在宏圖三胞的大力推進下，用友ERP-U8的功能得到了全面的實施，并在各個部門和流程之間形成了制度、效率、創造性的平衡，

ERP-U8+XP＞一次性成功

用友ERP-U8與XP在宏圖三胞的正式啟用徹底改變了企業原有的很多流程運作方式，徹底打通了原有兩個系統軟件的屏蔽部分，使宏圖三胞踏上了第二次飛躍之路。

具體說來主要體現在了三個方面，一是產品庫存的下降。系統貫穿了宏圖三胞整個供需鏈流程，包括產品的采購、銷售、調撥、組裝生產、其他出、入庫。系統實施后，庫存準確率達到99%，庫房人員每月進行庫存盤點，在多達幾千種的庫存產品數量下，與庫存帳實不符的情況很少，即使偶爾有也能很快找到原因。系統中的庫存信息全面，包括產品的實際庫存，待入、待發、好件、壞件等業務狀態，并可掌握整個宏圖三胞總部及各分公司所有倉庫的產品庫存。這些全面準確的庫存信息使采購經理在采購產品時更加合理，并綜合運用整個公司的產品庫存，導致整個公司的產品庫存比系統實施前下降30%左右。

二是銷售效率提高，系統實施前產品庫存不準，直接影響到銷售，往往銷售部門已下的客戶訂單，而產品庫存數不足，或產品在途中，沒有入庫，或產品為壞件，不能銷售等情況，這些導致銷售交貨延期或銷售退單。在實施后，銷售部門及時準確的掌握產品庫存，下單依據準確，產品組裝生成及時，交貨期準確或提前，客戶滿意度提高。銷售部門在系統中及時查詢銷售信息，迅速了解整個公司的銷售收入、成本、毛利、產品排行榜、客戶排行榜等銷售狀況，導致銷售針對性強，銷售業績顯著提高。

三是解決了往來資金的準確控制。在業務飛速增長時，資金的流動情況關系到企業的核心命脈。在XP系統實施之后，各種類型的資金的往來情況一目了然，為企業的重大決策和成本控制起了非常重要的參考和依據。在宏圖三胞涉及的各個產業資金鏈上，透明的資金控制也使宏圖三胞獲得了極佳的信譽。

公司的員工在XP系統上，實現了更多的工作價值。工作效率的提升、工作流程的規范和工作制度的透明減少了員工之間的溝通成本，并在流通業和服務業這種信息更新非常迅速、信息更新量非常巨大的行業中，獲得了長足發展需要的信息及時、反應敏捷、員工思想統一等必要條件，使公司在激烈的競爭中不退反進，在第一次迅速成長的基礎上實現第二次跨越。并且這種成功不是一次性的成功，而是給公司的發展后勁打下了堅實的基石。