制訂項目建議書首先要定義企業信息技術需求，并據此對所需的硬件、軟件、服務、成本與時間等提出要求，這些要求必須是可以量化和測度的。
外包項目建議書大綱
一旦外包項目建議書制訂出來，就要設法通知和鼓勵外包服務商投標和相互競爭，要對外包服務商的標書進行評估，要平衡外包服務質量與外包成本，進而選擇相對理想的外包服務方案，與一個或多個外包服務商簽署外包合同。
外包合同也是外包管理最重要的文檔之一，是控制外包服務商進而降低外包風險的主要杠桿。
圍繞外包合同管理，主要涉及選擇外包服務商、制定外包合同、簽署外包合同、更新或終止外包合同等事項。
簽署外包合同之后，企業信息技術部門的主要任務就轉變為監測、評估和控制外包服務，協調最終用戶和外包服務商之間的關系，保證外包服務到位，確保本企業的利益不受損害。
外包服務監控
�。�1）外包管理組織建設
企業與外包服務商之間的整合問題。整合可能發生在企業與外包服務商之間的界面、雙方的信息技術部門乃至業務單元之間、雙方的人員之間、雙方的系統之間等多個層面。整合議題包括外包服務的規劃、時間表的制定、管理結構、管理控制機制、管理技能、人際關系、交流和爭議解決程序等。
外包雙方的人員交流是一個敏感的問題。根據合同，企業信息技術部門的一些工作人員需要調配到外包服務商處工作，但具體哪些人員應調配出去、哪些人員應留下來、哪些人員應終止聘用合同，對于企業來說是一個相當傷腦筋的事情。對此，企業要通過充分的交流和適當的激勵政策，勸說一些關鍵人物到外包服務商處而不是競爭對手那里工作，同時將最需要的人才留在企業內部。
對于留下來做外包管理的人員而言，主動學習和積累外包管理知識與經驗并從而提升自己的管理能力是非常重要和必要的。外包管理人員需要掌握協調、溝通、技術、財務、運作、合同管理、妥善解決爭端等諸多方面的技能，與外包服務商的高層決策人物建立良好的私人關系，學習和熟練運用原則性與靈活性相結合的管理方法，善于把握外包的信息技術服務的方向。
�。�2）外包服務過程管理
作為一個獨立運行的企業，外包服務商的行為必然是受利益最大化原則驅使的，這就不可避免地會與企業的利益發生沖突，為此，必須加強日常的面對面的交流，隨時校正外包服務商偏離合同的行為，為雙方的利益尋求一個平衡點。
監督、協調和控制外包服務商的行為需要高超的管理藝術，一方面要嚴格堅持合同條款，另一方面又要提供足夠的靈活性并自始至終強調合作。事實上，作為合同條款起點的企業信息技術服務要求是不斷變化的，企業信息技術的外部環境特別是信息技術本身也是不斷變化的，對外包服務商的性能要求還是不斷變化的，企業必須考慮到這些不確定性因素，并及時與外包服務商和企業內部的信息服務用戶包括企業的高層決策者進行溝通，力爭在發展中解決問題，維護企業的利益。
合作是外包服務管理過程的主題，合作的前提是積極而充分的交流。合作有積極合作與消極合作之分。積極合作是通過與外包服務商共享企業理念、提供激勵、與外包服務商建立良好的私人關系、協助外包服務商建立信譽等途徑而實現的，消極合作則是通過經濟和法律制裁來實現的。企業應盡可能謀求積極的合作，同時建立雙方認同的爭議解決機制，妥善解決可能出現的爭執。
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