剖析“六西格瑪管理”

　　6西格瑪管理做為一種生產力提高的有效工具，正在被企業的管理者們系統的使用，以使企業在經營績效和成果方面變得卓有成效。

　　由于全球化競爭激烈，任何企業都面臨來自企業組織內、外的強大績效壓力，一套行之有效的管理工具是 企業管理者的重要需求。目前已經有一系列的生產力提高的輔助工具，這些工具都非常有用，但是，管理者必須先了解工具的用途，才能有辦法利用它。
   
　　6西格瑪管理做為一種生產力提高的有效工具，正在被企業的管理者們系統的使用，以使企業在經營績效和成果方面變得卓有成效。
   
　　6西格瑪做為新的管理工具，它的名字一語道破這種管理方法是系統化的統計分析工具。事實上，我們不應該說這是新工具，因為6西格瑪的統計分析工具和中世紀高等數學家所用的工具沒有太大的差別，只是采用新的數學和邏輯技巧罷了。因此僅僅訓練員工懂得運用新工具來實現工作績效還不夠，工作績效終究要由員工的責任感來決定，而且，以責任感為績效和成果實現的基礎。但是新工具對于經營績效和成果的某些階段，將帶來很大的幫助。
   
　　6西格瑪管理并不只在統計領域，它指的是管理的責任、卓越的見解、觀注顧客、流程的改進以及衡量的 標準與衡量的方法，而不是一切憑感覺。6西格瑪管理原則是使企業在更好地滿足顧客、市場和技術不斷變化的需求，來全面提高企業的生產力。
   
　　6西格瑪管理包括了五個不同的階段：界定問題、分析問題、制定可行的改進方案、尋找最佳的解決方案、把方案轉化為有效的行動。每個階段又包括了好幾個步驟。
   
　　企業采用6西格瑪管理可能很浪費時間，但卻可能是管理者解決企業運營問題的最好工具。運用6西格瑪管理的企業管理者應該把時間花在界定問題、分析問題和制定可行的改進方案上，要有效實施6西格瑪改進方案，也要投入相當的時間。
   
　　第一階段　界定問題：
   
　　現實生活中沒有任何問題呈現的面貌可以讓我們據此做出改進方案。許多問題乍看之下以為找到了關鍵因素，其實這些因素多半既不重要與不相干，充其量只是癥狀而已。而且，最顯而易見的癥狀往往透露不出任何重要的線索。
   
　　企業管理者看到的可能是成本過高的問題，于是大力削減成本，但問題實際可能是在工程設計或銷售規劃不佳；管理者看到的可能是組織問題，實際卻是缺乏明確的目標。
   
　　因此，6西格瑪管理的首要任務是：找出真正的問題是什么，并且界定問題。首先，要明確界定問題，管理者必須先找到“關鍵因素”，也就是在進行任何改變或采取任何行動之前，必須先改變的要素。
   
　　有一家四星級的酒店，五年來一直把所有的精力都投放在服務水平的改善上，以實現入住率提高的目的。他們的服務水平確實有了大幅度的提高，但是入住率并沒有明顯的增加。采用6西格瑪關鍵因素分析，顯示真正的問題是在：停車場太少和 廣告力度不夠上。只有弄清楚問題，把問題界定在：停車場和廣告力度上，才有可能解決這個問題。只有他們問“就目前情況而言，關鍵因素是什么？”時才能找到真正的問題。
   
　　要通過分析界定關鍵因素，并非易事，通常必須采取三種輔助的做法。第一種方法是假定一切條件都不變，然后問：未來將發生什么情況？第二種方法是回顧過去，然后問：當初發生這個問題的時候，如果采取某項行動或不曾采取某項行動，將會影響到目前的狀況嗎？第三方法是將前兩種方法的過程繪制成精確的流程圖。
   
　　第二個步驟是6西格瑪改進方案需要什么 資源條件，并清楚界定改進方案的目標、衡量標準和衡量方法。
   
　　改進方案的目標要反應企業整體的目標。聚集在經營績效和成果上，在短期和長期的未來之間取得平衡，并且將企業經營的整體及需要的活動一起納入考慮。同時，必須深思熟慮改進方案的限制因素，制定改進方案時必須遵守哪些原則、政策和行為準則。事實上這類規定代表了界定問題所依循的價值體系。
   
　　第二階段　分析問題：
   
　　問題界定清楚之后，下一個階段是分析問題：將問題分類，并尋找事實。如果沒有預先將問題分類，將嚴重危害最后的改進方案的品質。因為問題分類后，可以說明如果要將改進方案有效的轉化為執行行動，應該由什么人做，做什么事情。
   
　　只有在問題已經界定清楚，完成分類后，才能開始對數據進行分析，尋找事實。在這之前沒有人知道什么是事實，管理人員只是掌握了數據。在你掌握的數據沒有進行分析之前得出的結論，是一個致命的錯誤。因此管理人員在進行數據分析之后，可以剔除有趣但毫不相干的數據，知道哪些是有用的信息，哪些是錯誤的信息。分析數據需要熟練的6西格瑪管理工具使用技巧和豐富的想象力。

   
　　第三階段　制定可行的改進方案：
   
　　制定6西格瑪改進方案有一個不變的原則，就是針對每個問題，制定出各種改進方案，否則很容易陷入“兩者擇一”，非此即彼的陷阱中。
   
　　只有提出各種解決方案，才能把基本假設提升到意識的層次，迫使自己檢視這些方案，測試其效能。事實上，找出各種改進方案，也是我們激發想像力、訓練想像力的不二法門，是“科學方法”的精髓所在。
   
　　第四階段　尋找最佳的改進方案
   
　　只有到了這個階段，6西格瑪 團隊才應該決定什么是最佳的改進方案。如果我們的6西格瑪管理團隊之前做了充分的分析，那么，現在我們手上就應該有好幾個足以解決問題的改進方案了，或者有好幾個不盡完美的改進了，每個方案各有缺點。
   
　　6西格瑪管理團隊成員可以根據四個 標準在各種改進方案中，選擇出最佳的改進方案：
   
　　1、 團隊成員必須根據每個改進方案的預期收獲，來權衡各個改進方案的 風險；
   
　　2、 哪些改進方案能以最小的投入獲得最大的成果，能夠在受到企業內部最小干預的情況下，推動變革；
   
　　3、 改進方案最好有宏觀的愿景、完整的規劃和遠大的目標；
   
　　4、 改進方案的執行人員是誰，是最需要納入考慮的 資源限制條件。如果對現有人員的要求必須高于他們現有的能力，才能有效執行改進方案，那么現有人員就必須學會做更多的事情，達到更高的要求，否則就必須找別人取而代之。
   
　　第五階段　改進方案的有效執行
   
　　要把改進方案轉化為有效的執行行動，必須讓員工了解他們和同事在行為上應該有哪些改變，也必須讓他們了解新的做事方式對他們有什么最低要求。
   
　　因此，6西格瑪改進方案會影響到其他人的工作，所以，方案應該幫助他們達到目標，展現更好的經營績效和成果，發揮更高的生產力，并且獲得更高的成就感。
   
　　企業在引進任何新的管理工具的時候，必須先弄清楚新的管理工具不能做哪些事情。6西格瑪管理包含的技術――數學分析、符號邏輯、統計信息、博弈理論、統計概率等――都無法為企業經營績效設定目標，也不能建立規則。同樣，也無法獨立促使經營績效和成果目標的實現。而這些都是企業組織經營績效和成果實現過程中的重要階段。
   
　　6西格瑪管理可以超越管理者有限的視野和想象力，找出企業和環境中潛藏的行為形態，因此導出更多的可選擇的績效行動方案。6西格瑪管理可以顯示哪些是相關的因素（事實），哪些是不相關的因素（只是數據而已）；也能顯示手邊數據的真實性，以及還需要哪些額外數據，才能做出正確判斷。
   
　　6西格瑪管理還能顯示每個行動需要哪些資源，每個單位或部門有何貢獻。我們也運用6西格瑪工具來顯示每個行動方案的限制、風險和可能性，某個特定方案對其他部門、領域的影響，以及對于投入和產出之間的關系，瓶頸的位置和性質又有何影響。
   
　　6西格瑪管理還能結合每個部門的工作與貢獻和其他部門的工作與貢獻，顯示對企業整體的經營績效和成果有何影響。
   
　　然而，6西格瑪管理也有其危險性。因為，6西格瑪管理讓企業的管理者有辦法對過去的面貌模糊的問題，進行具體而明確的分析，這樣企業的管理者們就有可能會濫用6西格瑪工具來“解決”企業在小小領域或單一部門的問題，卻犧牲了其他部門的利益，甚至企業整體的利益。
   
　　事實上，只有當我們用6西格瑪工具來定義企業的特質時，我們才有可能妥善運用6西格瑪管理工具。
   
　　最后， 企業管理者如果不了解經營績效和成果實現的有效行動過程，不但無法從6西格瑪管理中獲益，反而像魔術師的笨徒弟一樣，施展法術時，未蒙其利，先受其害。

原文轉自：http://www.kjueaiud.com