關鍵字：人力資源管理信息系統 需求分析
“在所有成功的人力資源管理系統(HRMS)實現的背后，都肯定有一個全面系統的需求分析”。雖然沒有統計學上的說明，但是憑借25年來在HRMS方面的研究，以及作為IHRIM(國際人力資源信息管理協會)的會員，參與或了解的眾多HRMS項目的經驗，可以非�？隙ǖ叵嘈�，購買或實施HRMS系統之前是否進行全面系統的需求分析，是預測HRMS項目是否成功的最好的晴雨表。 不幸的是，有許多的HRMS項目是失敗的。項目的失敗是因為一些本來應該或可以預見到的因素。研究發現，失敗項目的確大多是在項目的購買或實施前缺乏足夠的準備工作，包括HRMS系統的需求分析。許多項目失敗的負責人會把原因歸結于沒有足夠的時間這樣的問題。其實他們的購買決策可能過分依賴于HRMS系統供應商的夸夸其談。
在我們個人的生活中，做一個比較大的投資，比如買一輛新車或買一幢新房子時，沒有一個人會在不清楚自己的需求的情況下，冒然行動。然而為什么在實施一個需要公司投入大量資金和時間的項目時，我們卻可以匆匆了事呢？就象買車或買房一樣，所有需要我們來做的就是先坐下來，并做一個決定——我們到底需要什么，我們應該尋找什么？
當然，當有其他的人參與這個選擇過程時，情況就會變得更為復雜。如果做購車或購房的決策與我們的配偶、其他家庭成員、朋友等有關時，我們就不得不考慮他們的意見和需求。最終，你和你的伙伴們一起做了一個購物需求清單，比如車的空間、馬力、顏色或房子的地理位置、面積大小、朝向，以及有沒有其他附屬設施等等。如果能夠完全遵照，先前制定的購物清單來執行的話，可以肯定你將得到一個最滿意的結果。
同樣在做HRMS系統的決策之前，我們必須先考慮兩件事情：一、公司的IT技術發展戰略；二、選擇特殊單獨職能的HR解決方案還是人力資源管理系統的整體解決方案。
技術發展戰略
如果你知道了公司IT技術的發展戰略，選擇過程就會變得簡單一些，因為這會縮小我們的選擇范圍。例如，如果我們為一個中型規�；虼笮鸵幠５墓�，選擇實施一個新的HRMS，我們就必須為至少35家主要的系統供應上準備項目招標書RFP (Request for Proposal )。這為什么會成為一個你必須要考慮的問題呢？首先，你不得不對所有這些供應商提供給你的項目計劃書進行審核和評估，但如果你知道了公司將要在什么樣的技術平臺上運行，你就可以刪減一部分不合適的系統供應商。
為了保證所有可能具有滿足公司需求的供應商都能成為候選者，就必須先向社會公開發布一個需求信息RIF (Request for Information )。那些在這個領域具有解決方案的系統供應商就會向公司反饋，于是公司就得到一個比較短的供應商名單。
最好的HR職能解決方案還是全面解決方案？
在前一階段，你實際上是在制定公司HR系統的技術戰略，如果你的公司偏好于實施特殊單項HR職能解決方案，或是偏好于實施HRMS整體解決方案，那么一切都變得非常明顯了。如果采用特殊單項職能解決方案BoB策略(即Best of Breed )，公司就可以尋找能夠滿足自己功能需要和技術要求的最好的解決方案。
其實，我們不認為HR部門購買分割的單獨職能管理系統是一個好主意�，F在很多集成的管理系統，已經能夠同時滿足公司在技術和功能方面的需求了。
當然，能為您提供最好的HR管理系統的供應商，未必能為您的公司提供最好的財務管理系統、生產管理系統、采購管理系統、物流管理系統和生產管理系統等。實際情況正是如此，你選擇的供應商很可能并不涉足這些方面。
現在有一個趨勢，許多管理系統供應商傾向公司提供整體解決方案，包括上面提到的大多數或全部的功能。這與以前供應商專注于某個領域不同。
隨著企業經營的全球化，為企業管理提供整體解決方案的案例越來越多，這也是一個趨勢。例如，人力資源管理系統不再是人力資源部門的東西，而是成為所有經理人員和下屬員工溝通的橋梁，也是所有直線經理和員工互動式獲取公司人力資源信息的平臺。
很多公司都在為了謀取更大的競爭優勢，而進行企業流程再造。在這個過程中，大多趨向于實施已經被應用各個領域的軟件系統解決方案。
不必對企業管理系統的整體解決方案進行深入研究，就可以發現系統可以大量節省時間，包括減少信息的復制工作，適時向需要的人提供準確的信息等等。
整體解決方案的其他優勢：有助于建立共同觀點與感覺；有助于建立共同的標準匯報格式；有助于共享各種已有的技術和技能。最終，整體解決方案有助于企業更有效地進行業務流程再造。
薪資管理是人力資源還是財務的職能？
這個問題雖然不如“先有雞還是現有蛋”這個問題么悠久，但在公司管理理論中引起的爭論似乎更為激烈。研究表明，大多數的公司還是由財務部門來負責薪資管理，但現在的趨勢確實越來越多的人力資源部門負擔起管理公司薪資的責任。
實際上，薪資管理必須由人力資源部門和財務部門通力合作，而一個成功的人力資源管理系統HRMS中，人力資源部門和財務部門就應該一起定義對系統的這方面的需求。
成功關鍵因素
當項目小組開始選擇或實施一個新的系統時，最好能夠確保所有的關鍵參與者都能同心協力，并保證所有應該考慮的因素都在掌握之中。這不僅有助于識別出有可能忽略的需求，而且可以在一定程度上保證獲得公司高層人物的支持。
那么什么樣的人是關鍵的參與者呢？在大多數的情況下，這對于項目經理或項目推進委員都是非常清楚的。在任何規模的企業，下面的這些人可能成為關鍵參與者：
1.高級人力資源管理人員
2.高級人力資源管理人員的主管
3.人力資源各職能經理{例如福利、培訓、績效、獎金、招聘等}
4.高績薪酬管理人員
5.高級財務管理人員
6.高級直線經理代表——系統的顧客或用戶
7.高級IT技術代表
我們可以從這些關鍵參與者那里獲得這樣一些信息：
1.3~5個系統必須滿足的他們或公司的目標，即需求
2.對所有需求按重要性進行排序分析
3.識別和發現新的需求
4.篩出排序較低的和價值不高的需求
完成了這些工作，項目小組對系統的關鍵需求和目標就有了一個清晰的了解，而且有了一份一些需要進一步深入研究和分析的需求清單。
流程再造
很多企業現在都在做或已經做了流程再造BPR。如果這些BPR已經完成了一些制度化和文件化的工作，那么這些工作將為人力資源系統HRMS的選擇和實施提供一個非常好的指導。這些工作的完成實際上就規定了在哪些業務流程的哪些點上，應該有哪些信息，應該被什么樣的人，在什么時候時候收集，以及如何被使用。
需求分析
當以上的準備工作做完之后，我們就可以著手編制一份文件來確定這個新的人力資源管理系統應該滿足公司的所有需求，即目標。
關鍵成功因素表會提供一個較高水平的需求表，但這些都需要做進一步的研究和分析。讓我們舉一個關鍵成功因素的例子，比如準確及時地發放員工的工資。
從表面上看來，這是一個再清楚不過，不需要進一步分析的需求了，但實際上對系統而言，這就太缺乏細節性了。所以項目小組就需要通過訪問和調查確定發放薪資這一過程需要哪些環節。薪資管理其實是一個有很多環節而且很復雜的過程，所以需要項目小組在這方面投入很多的精力和時間。
通過對薪資經理，薪資管理人員和其他人力資源管理人員，以及其它員工的訪問和調查，將幫助你識別和定義薪資管理對新系統的要求，從而實現“準確及時發放員工工資”的目標。
需求分析不僅包括定義所有關鍵的環節，還需要確定系統能否實現數據的實時遠距離傳輸，以及所有人力資源關鍵職能之間的界面等。
當每個需求都被識別和定義出來之后，根據重要性，你們就可以把這些因素分成至少三類：
1.基本的需求——系統必須滿足公司的需求；
2.有益的需求——對組織有益處的需求；
3.最好有的需求——不是必須的，但是如果有的話，公司業務運行的會更好。
經過需求識別與分類，我們就可以得到一張包括需求和重要性的詳細表單。這個表單有助于我們以后對供應商提供的軟件系統進行評估。
簽署需求表
有些公司堅持，所有負責識別需求的人員都應該，用正式的格式，比如系統需求表，來提供需求信息。這是一種很好的辦法。當然，這并非必須的，與關鍵人員進行面對面和一對一的訪問與調查，也是一種相當好的方式。
形成文件
最后應該形成一個正式的文件，詳細定義所有對系統的需求，以及各項需求的重要性。這個文件應該由項目小組進行仔細的研究，如果有必要，還可以進行修改。文件最終應該由公司的項目推進委員會進行正式簽發。這份文件作為RFP文件的一部分，將發給所有被選中參加投標的系統供應商。完成需求分析將有助于你選擇出一個能真正滿足你的公司的需求的供應商和系統來。
人系統HRMS供應商
現在這個激烈競爭的市場里，已經有許多相當不錯的HRMS系統供應商可供你自由選擇。
延伸閱讀
文章來源于領測軟件測試網 http://www.kjueaiud.com/
