用友軟件廣東物資集團汽車貿易公司案例

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由于今年被國家確定為全國重點扶持的20個大型流通企業之一，廣東物資集團公司副總經理魏薇女士在接受采訪時一直神采奕奕。這家由廣東省國有資產經營公司授權經營的大型集團，主要經營汽車、鋼材等商品，在廣東

省具有極大的市場影響力。其子公司廣東物資集團汽車貿易公司（以下簡稱：廣物汽貿）更是被業內稱為全粵汽車市場的晴雨表。

2003年，廣物汽貿全年銷售汽車5萬多輛，銷售額60多億元，不僅成為全國最大的汽車銷售型企業，更是全國甚至全球汽車廠商進軍廣東省的首選合作伙伴之一。

組織架構先動

近幾年來，隨著中國汽車產業的迅猛發展，廣物汽貿的規模也迅速壯大，到目前為止，廣物汽貿有30家子公司，其中有直接投資，也有間接投資，架構較為復雜。此時的廣物汽貿本部包含了非獨立核算的16個業務部門，但由于規模擴張過快，多個業務部門年銷售已過億，使得管理難度加大。

為了改變這種現狀，廣物汽貿決定先從組織架構下手，改變原有經營模式，采用“職能中心運作+內部虛擬法人核算”的機構體制，即在保留管理部門管理職能的基礎上，各業務部門作為內部虛擬法人進行獨立核算。在魏薇看來，從組織模式上看，職能中心制是最能提高公司內部資源利用的規模經濟性的體制，但職能中心制存在的缺點是協同能力弱。

要推行這種體制，必須首先解決內部協同問題。虛擬法人制既能解決公司規模過大、不易管理的問題，又可以增強各部門市場競爭意識及進取精神，缺點是公司資源利用缺乏規模效益，容易導致重復建設及資源浪費。

不過，由于廣物汽貿各個業務部門經營品種不交叉，各業務部門的采購、銷售部門是獨立的，除與廣東汽車市場有限公司及維修中心有關聯業務外，各業務部門相對獨立，沒有業務往來，對內部協同的要求不高，故采用“職能中心運作+內部虛擬法人核算”的機構體制，在實施上難度不是很大。

管理受IT架構約束

2003年初，廣物汽貿完成了組織架構上的調整和重組，但新問題也隨之而來。

在沒有調整之前，廣物汽貿一直應用的MIS系統是構建在局域網絡系統上自行開發的DOS版軟件，已不適應廣物汽貿的集中管理要求和公司現代化管理模式，管理需求與管理手段的矛盾很突出。

廣物汽貿公司胡國軍經理介紹，在原有經營模式下，財務賬與業務賬范疇不統一，不能互相稽核，工資管理系統也沒有納入財務系統，這不但增加了財務數據與業務數據的核對工作，且數據質量難于保證，不利于財務分析，不利于實時做出經營決策�！案鞑块T間信息沒有集成、共享，存在多個‘信息孤島’，造成部門間重復工作，信息利用率低，無法滿足企業飛速發展的需要�！�

改制后，廣物汽貿下面各部門仍不能每月及時把報表傳遞給財務處，向總部報送報表也是用軟盤，由于受軟件功能的限制，一些急需的內部管理報表（如：應收賬款、庫存動態表等）無法從系統自動取數，只能花費大量的人力手工編制，影響實效性，更耽誤了領導決策。另外，廣物汽貿的下屬投資單位無論直接投資還是間接投資，報表都采用手工合并的方式合并到廣物汽貿，而無法利用軟件系統自動按樹型結構逐級合并，而逐級合并和隨意組合的單位報表恰恰是公司管理的重要需求之一。

為適應這種模式，廣物汽貿在會計處理上也做了相應的處理。即把原來的汽貿公司按業務部門拆成14個模擬獨立核算單位，增加一個會計科目——內部往來，以處理原業務部門之間的內部往來業務（如：內部調撥、款項劃撥、代收代付等）。但由于沒有相關信息系統的支撐，對基礎數據資料的管理還是不夠完善。如：廣物汽貿目前沒有固定資產管理系統，導致一些重要的基礎數據不全或根本沒有（如：固定資產的管理部門、使用部門、開始使用日期、存放地點等資料）。

目前由于財務核算在使用DOS版本財務管理系統，會計科目體系的設置受核算方式的限制，把部門、客戶、供應商、存貨等納入會計科目體系，在一定程度上使會計科目大量增加，無法滿足目前業務發展的需要。再者，廣物汽貿是一個集銷售、加工維修、進出口貿易于一體的大型綜合性企業，雖然，目前是統一采用商品流通企業設置會計科目的辦法，但科目核算的內容、范圍未進一步作明確界定及統一，這對廣物汽貿公司的數據匯總、合并、分析形成一定的障礙，直接影響決策的質量。結合廣物汽貿的整體發展規劃，公司的高層領導們認為迫切需要在廣物汽貿內部建立全新的集中式管理信息系統，并在該系統的基礎上，建立公司的基礎數據庫，對管理所需信息進行有效管理，從而準確、真實地反映各業務部門的盈虧、現金流量情況，既方便考核，又能提高公司管理水平。

實施重于選型

據介紹，早在1997年，廣東物資集團與用友軟件公司已建立了長期合作伙伴關系，并已經在集團公司使用用友U8產品。經過了7年的合作，集團公司對用友公司及其產品已經相當熟悉。因此集團公司決定今后所有集團子、孫公司實施用友的ERP軟件。當廣物汽貿提出信息化的需求時，首先想到的自然還是用友軟件�！皬V物汽貿的選型，可以用一句話概括——相知相攜，水到渠成�！� 魏薇透露，廣物汽貿在招標的時候還重點考察了市場上比較活躍的其他兩家軟件廠商�！白詈罂疾斓慕Y果還是用友勝出�！�

2003年5月20日，廣物汽貿用友ERP財務管理系統項目正式啟動，在先后完成了項目培訓、業務調研、方案準備等環節后，項目在方案測試階段陷入停滯。

廣物汽貿信息化啟動比較晚，因為公司規模比較大，因此在選型方面確實挺痛苦�！扒捌谖覀冇幸粋�比較錯誤的選擇，開始就選用了用友U8，但是使我們在這個地方碰了壁，因為用友U8解決不了集中式的管理和內部的銜接�！� 魏薇回憶道：“我們當時已經支付了20多萬，但是沒有辦法執行下去，就停下來了。因為汽貿公司和集團層次不太一樣，它和產權公司的關系是非常緊密的，它下面所有的子公司全部是做汽車的，不像物資集團是綜合性的，完全是另一種模式�！� 發現問題后，魏薇開始和用友公司談判，最后在用友的建議下決定直接上NC。

胡國軍表示，除了產品方面，廣物汽貿在推行ERP方面做了很多預防困難的準備�！拔覀兤�貿的老總現在想推行，但是汽貿有很多分公司，分公司的老板想不想推行呢？如果推行的話肯定會影響一部分人的利益，越規范就會越影響某些方面的利益。如果領導不堅決支持，這件事情一定做不成，所以一把手非常關鍵。幸運的是，我們的信息化建設物資集團領導層非常支持，魏總親自來抓，而不僅僅是掛個名，對很多事情做出具體指示，這些對于ERP的項目成功很重要�！�

企業在發展的過程中會存在好的地方和不好的地方，現在要做的是把好的地方保留下來，不好的地方逐步改進，爭取把業務流程重組做的更好一點，因為業務流程重組一旦做好了，ERP實施就相對容易一點。胡國軍認為，在集團的領導下，廣物汽貿在這方面會越走越好，管理也會越來越規范，朝著管理規范化、程序化、科學化這個目標前進。

實現“規范、統一、提高”

經過了雙方項目組近5個月的共同努力，廣物汽貿ERP財務集中管理系統于2003年8月8日正式開始錄入數據，上線是以2003年6月30日的余額為期初數據。目前包括廣物汽貿本部、各業務部門和聯營公司在內的36個單位已全面應用用友NC ERP系統的總賬、固定資產、IUFO報表等子系統來完成日常管理工作�！霸瓉砦覀兇蟾琶吭�8號才能出報表，現在如果沒有大的節假日的情況下，3號就可以出來了�！�

在魏薇看來，系統運行至今，廣物汽貿最大的收獲可以用六個字來形容——“規范、統一、提高” 。

規范：即通過NC集中財務系統的實施，規范基礎管理、規范了財務核算與管理流程，提高了工作效率、降低了財務人員的勞動強度，提高了財務人員的整體素質，使公司的管理水平得到了進一步的提升。

統一：參照我國2001年1月1日執行的全國統一的《企業會計制度》的規定，廣物汽貿建立了全新會計科目體系，統一會計制度、會計編碼、會計科目、科目核算的內容，增強會計信息的可靠性、可比性，便于統計分析，方便集團公司統一管理及監控。同時，引入科目的輔助核算，解決會計科目無限的膨脹、擴大的難題，優化了會計科目體系，使會計處理清楚明了�！坝捎趫蟊斫y一，中間過程也基本不存在修改的可能，即便有也能夠反查�！�

提高：通過財務集中管理信息化，實現了企業加強會計監督、資金監控的夢想。而有效的風險控制是提升企業競爭力的必要手段。集中財務管理首先就是從這個角度出發，提升企業競爭力。促使企業建立起科學先進的核算與管理模式，提升財務核算工作效率，增加企業經濟效益，是每個企業永恒的追求。

為了配合集中的財務管理，系統上線后，廣東物資集團還規定：集團下屬公司凡是采購金額超過30萬元以上的由集團組織招標。另外在審計方面，設立了財務集中和審計監察監督制度，物資集團有幾個工作小組定期到企業去檢查，以及不定期地調研。

經過整整一年的運行，胡國軍總結道：“通過實施NC集中財務系統，財務人員特別是關鍵用戶，從對信息管理系統認識不深，到現在的對系統完全掌握，員工的素質發生了質的變化，工作效率也大大提高。以前一個會計負責一個單位的賬務處理都覺得力不從心，報表經常遲交，現在，很快就能完成任務。另外，經營模式改變后，資金周轉加快了，周轉率比原來提高了50%�！�

后期投資重軟件

由于廣物汽貿ERP一期工程中主要是集中財務管理，還沒包括采購等業務系統，因此在軟件的投資上還不是很大，而是投入近300萬元更新了很多硬件。雖然后期還會陸續采購一些硬件，但預計未來投資的重點將在軟件上。

胡國軍介紹，現在存在的問題是如何對各分系統進行整合和對接，在已經開展的二期項目中，主要側重點還是在公司內部�！氨热缬行�廠家本身有一個經銷商系統，它通過將該系統安裝在我們下屬的專門銷售該廠產品的公司內，從而獲得每天的銷售和維修信息。我們的二期工程就是要建立供應鏈管理以及一個信息溝通平臺，把汽貿公司總部和所有這些二級公司的系統連接起來，包括合作緊密的外部經銷商。三期工程才擴展到直接和各大汽車生產商的系統對接上�！�

雖然目前廣物汽貿跟他們下屬各子公司有一個信息平臺，但這個信息平臺還不夠先進�，F在很多系統集成的問題還沒有解決，“畢竟我們的業務比較復雜，有汽車銷售、客戶關系管理、也有維修、配件管理等，一個軟件不可能包羅萬象，所以現在我們打算同用友等公司商討購買一些相關業務管理軟件，與一些現有的系統進行數據系統集成，把數據集成到一個平臺里�！�

廣物汽貿下屬的子公司就有30多個，基本每個公司都代理一個廠商的汽車。這不免讓人有這樣的疑問，由于每個廠家的業務流程不同，那么與他們的系統連接時也會有30種模式嗎？胡國軍表示，這種情況的確是他們所擔心的，不過好在他已有對策，“我們盡量在業務流程重組之前先調查業務流程的合理性，好的予以保留，不好的就進行重組、優化，盡量找共性的東西。如果個性化很強的就不做改變，但是要把共性的保留下來，共性的東西哪怕原來沒有執行，現在我們覺得通過這個共性可以推行時，我們就盡量推行這個共性。這樣會逐步提煉出更多的共性的東西，尤其到本部以后，本部可以清楚的知道哪些是我們必須統一管理的，從下往上來做這件事更有針對性�！�

企業概況

廣物汽貿位于廣東省廣州市白云區機場路，占地12萬平方米，于1997年11月正式開業。擁有新車銷售、舊車交易、汽車租賃、信貸消費、檢測維修、配件供應、集散配送、專業服務等多方面的功能，可以從“看車、買車、換車、租車、供車、修車”等不同角度滿足不同的消費需求。目前代理經銷150多個型號的進口、國產名車，是目前廣東省乃至華南地區首屈一指的機動車集散交易中心。

近兩年，廣物汽貿規模不斷壯大，已有近30家屬下企業，另有70多個分銷機構遍布珠江三角洲。2003年，公司銷售汽車5萬多輛，銷售額為60多億元，較去年增長40%，居全省和全國同行前列，在廣東物資集團中也占據舉足輕重的地位。

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