基層管理漫談（10）：努力實現時間的價值

誰都知道，時間是最寶貴的，單位時間內創造的價值就是勞動生產率（反映生產力）。那么，如何有效地管理時間就是擺在我們日常生產中的一個經常性的問題。

　　在工作中常因這樣那樣的原因導致時間失控，如：做事缺乏計劃和組織、人員安排不當、資源不到位、過程缺乏控制以及浪費時間等。管理好時間就是要從這些方面入手，包括個人的時間管理和團隊的時間管理。

　　時間管理從大的方面講就是計劃的管理，項目管理理論已詳細論述，前面《制定計劃，不忘跟進》中，我們已討論過計劃問題；從小的方面講就是日常的時間管理，即如何提高時間的使用效率，強調員工的自我管理。這里主要是講后者。

　　一、有效的工作計劃：

　　關于工作計劃有這些原則要求：有挑戰性并通過努力是可以完成的。任務必須是明確并可以度量，下達的任務有完成期限；任務及計劃要取得團隊共識（共同訂計劃），確定優先處理的目標（區分長遠重要性、短期急切性的目標），等等。

　　項目管理理論中的“計劃編制”完全可以應用到日常工作中，特別是大的任務更應該作為項目來管理。為了保證計劃中的進度安排的精度，應從兩方面入手：在空間維對任務細分（及WBS），因為人們對較小任務的時間預估更易把握；在時間維設立一串里程碑，各時間段對資源的要求不一樣，這樣可以對時間逐段實施控制，較短時間段內的偏差也易于控制。

　　對個人而言，也要制訂工作計劃表，分為月、周和當日計劃，以及一些待辦事項。管理人員不斷要制定好自已的時間計劃，同時也要指導和檢查下級制定計劃，中長期的計劃是正式的，如個人本月的工作，短期計劃一般是非正式的，如：當天的事項（用貼事寫幾條放在桌面）。

　　二、有效的組織工作

　　一些工作涉及到多個部門，流程中前后手的等待時間，應加以控制。因此，要了解有關信息（如：需要哪些資源、涉及哪些部門），與這些部門進行溝通，落實資源和工作流程（流程有時需要優化）；再就是合理調度，如組織好小組之間的合作和組內的合作?；鶎庸芾韱T還要學會將工作授權給員工（我們將專門用一節來討論授權），這也是組織工作之一。

　　三、控制進度

　　工作計劃中的重要內容是時間進度安排，制定時應留有更正的余地，并要求與員工共議、有員工承諾、有進度檢查點（或里程碑）。上述談計劃制定時，我們討論了如何提高進度安排的精度，進度一旦確定后，就應嚴格按進行執行，并在檢查點進行檢查，及時調整偏差。

　　四、工作習慣

　　培養良好的工作習慣，克服不良，如：有較強的紀律性（有時間觀念、不遲到不早退、做事有計劃、有自查的習慣、有做事的準則和規范）。另外，在工作中要排除的干擾，如：

　　◆ 一些工作需要“沉浸”下去，這時電話、郵件等會打斷這種“沉浸”狀態，如：在匯編年代，打擾2分鐘實際浪費10分鐘，因為，他要回到匯編程序中，而匯編的可讀性不強。
　　◆ 費時會議：只參加與自己有關的會議或采取替代。
　　◆ 基層管理人員攬了太多的活（即不懂拒絕或安排不當），以致團隊不能專心下來完成重要的工作，因此，要學習必要的拒絕，如：用“請教”形式（請教優先級），表明手頭有重要的工作。

　　五、提供工具

　　作為一個長期的團隊，應當收集、開發一些工具，依靠技術手段來節省時間和提高效率，例如：

　　◆ 各種文檔模板
　　◆ 各種實用的管理平臺（實現管理的自動化）：如流程的自動化、督辦與監控。
　　◆ 辦事的流水記錄或總結，作為歷史資料保存下來，供下次參考。

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