聯系使用Excel和SQL(1)

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當今，許多公司都使用SQL Server來處理關于產品、服務和支持方面的數據――所有那些你能夠想象得到的數據。通常，安裝有SQL Server的公司都同時安裝有非常龐大和貴重的軟件應用程序，這些應用程序是用來從數據庫中插入和查找數據用的。

當這些應用程序能夠確實起到一些作用的時候，并且這些程序需要在不同的情況下將數據導入到SQL Server的環境下，如何生成報表就成了一個問題。

對于大多的用戶來說，將SQL Server中的數據創建一個報表顯示出來是非常直觀的、顯而易見的。通過使用簡單的操作，你就可以創建一個代表當前SQL Server數據的文檔給你的用戶，而你的用戶并沒有意識到這些數據是存儲在一個龐大的數據庫中的，并且有許多的數據支持著它的存在。這時，你就可以通過使用Excel電子表格來顯示更多的相關數據，下面就是如何操作的步驟：

 作者提示

這篇文章是基于兩個軟件的――SQL Server 和 Excel。這篇文章會幫助你了解如何將這兩個軟件天衣無縫地銜接起來，來進行數據的輸出。通過這種方法，你所提供的報表和信息將幫助他們更有效地進行工作，并且可以減少用戶們求助公司DBA的頻率。

為了明確表達這篇文章的目的，我將使用SQL Server 2000的Evaluation版和Office XP。你至少需要安裝微軟的SQL Server 的運行版本和微軟的Excel或者Office。我將使用Northwind數據庫，它是在SQL Server標準版和企業版中都包含有的數據庫。這個數據庫對于微軟的Aclearcase/" target="_blank" >ccess也是適用的

一些小的先決條件

大多的辦公環境都使用微軟的Office產品，所以安裝Excel應該不成問題。然而，安裝SQL Server則要花費一個大代價，并且，如果你的公司并沒有交付SQL Server的使用費用，并且也沒有意愿要交付SQL Server的使用費用，這或許是一件麻煩的事情，但是，不要擔心。微軟創建了一個桌面版本，可以免費下載使用。它可以支持更高版本的數據，但是不提供所有有關設計數據庫方面的工具。

在Excel中創建有用的報表，首先需要進行的第一個步驟就是獲取那些每天使用Excel的人群的意見。例如，當用戶從某個特定的部門出來的時候，你可以問他幾個問題，或者尋求一些幫助；如果他們在報表或者獲取數據方面有些問題，那么，這個解決方案也許就會提供相應的解決方法。在下面的步驟中，我將創建一個快速報表給Phil，他是一個市場部的雇員，這個報表中將包括購買Sasquatch Ale的用戶信息和購買數量。

在SQL Server中獲取數據

在你收集完適量的信息之后，就可以開始對這些數據進行處理了。通過我的經驗，我發現創建一個Excel報表的最好的方式就是在Microsoft Query Analyzer 中創建這個報表，或者使用Office自帶的一些工具，如Microsoft Query，測試它們的有效性，而不完全依賴與它的向導。

如果你生成的報表需要從許多數據庫表格中獲取堆積成山的數據，那么，從SQL Server中獲取數據信息就將會變得非常困難。如果你需要訪問種類繁多的數據庫表格，那么，使用Query 向導也許會是創建報表的一個好的選擇。它允許在SQL語句包括注釋，那么，在你不干的時候，你就可以讓其他人接手你的工作，或者，在某些情況下，可以接著創建一些查詢。

報表顯示了哪些顧客購買了Sasquatch Ale，并且顯示了每個顧客購買的數量，這個報表關聯到一個查詢語句和四個數據庫表格：Customers, Orders, Products, 和Order Details。這個關系到三個表格的查詢語句也許最初看起來會有些復雜，特別是當你創建了你自己的SQL語句的時候；但是，你會發現，它并不是我們所想的那樣。

如果你單獨查看每個元素，并且通過其它的語言將它湊合到一起，它會立即按順序排列。如果要查找顧客的信息、公司信息和聯系姓名，你就需要從Customers 表格中選擇這些信息。這個表格同時還包括了customer ID，這個ID信息就可以使得用戶按順序訪問顧客信息。

在Orders表格中，包括順序的ID信息和customer ID。這兩個ID信息應該被看作是你選擇信息的一個方法。當你不需要顯示Orders 表格中的任何信息的時候，你必須做一個pit stop，來獲取order ID 。一旦這通過一個簡單的連接語句實現了，你就可以選擇按照每個顧客購買數量的順序排放，通過其他的連接語句，還可以按購買日期排列。

最后一個連接語句就是關于Products表，按照姓名和產品順序排放。下面是選擇語句代碼的編寫順序：

-- 查找定購了Sasquatch Ale 的顧客，他們定購的數量和定購日期

-- 告知SQL Server你的查詢應該選擇的數據庫。默認選擇的是Master 數據庫

使用northwind數據庫

-- 創建一個選擇表格中需要列的查詢語句

select cust.companyname, cust.contactname, orddet.quantity, ord.orderdate, prod.productname

from customers cust inner join orders ord on cust.customerid = ord.customerid inner join [order details] orddet on ord.orderid = orddet.orderid inner join products prod on orddet.productid = prod.productid

where prod.productname = 'Sasquatch Ale'

上面代碼例子的輸出結果在圖A中顯示：

這些表格按照同樣的列進行連接。例如，Customers 和 Orders表格是按照customer ID來進行連接操作的：

inner join orders ord on cust.customerid = ord.customerid

這些表格同樣還有它們名字的一些別名。這些別名可以使代碼變得簡單，我通常使用cust來代替customers，使用ord來代替orders。那么，當我要使用Customers表格中的contactnamn列或者Orders表格中的orderdate的時候，我就可以使用cust.contactname 和 ord.orderdate。通過使用這種方法，可以使得查詢語句變得簡練一些。當你正在創建大量的數據查詢語句的時候，一些關鍵字可能會非常起作用。

這個查詢語句并不簡單。它需要連接四個表格來查找需要的數據。同時，在上面的查詢代碼中，跟在Where從句后面，我可以添加order by ord.orderdate，這樣就可以使輸出結果按照定購時間順序排列。

如何在Excel中使用它

現在，我將會從Excel的角度看這條查詢語句。在Excel中，選擇Data ->Import External Data ->Select New Database Query。當你選擇了New Database Query 菜單選項的時候，你將看到如圖B所示的界面，它會讓你選擇一個DSN。

如果沒有創建一個SQL Server的DSN怎么辦？簡單地選擇界面中右側的OK按鈕，選擇默認的信息。

原文轉自：http://www.kjueaiud.com