巧用Outlook 2002模板簡化日常工作

Outlook提供了許多自動化日常工作的便捷工具，其中部分工具還可以進一步定制。本文要介紹的就是如何定制模板和窗體，簡化郵件和便簽相關的操作。本文的說明針對Outlook 2002/2000，但許多功能在較早的Outlook版本中也已經提供，只是菜單和選項名稱可能有所不同。

　　一、窗體和模板簡介

　　窗體與模板的區別之一在于它們的使用方式與保存位置不同。窗體應當發布到Outlook窗體庫之一，例如“個人窗體庫”包含私人使用的窗體，各種以Outlook文件夾命名的窗體庫包含了在特定文件夾下使用的窗體。

　　模板是擴展名為.oft的普通Windows文件。選擇菜單“文件/新建/選擇窗體”，在“查找”欄選擇模板文件夾(例如“文件系統中的用戶模板”)，就可以找到各種可用的模板。如果要使用窗體，選擇菜單“文件/新建/選擇窗體”，選擇合適的窗體庫或文件夾，然后選擇可用的窗體。如果窗體被發布到了Outllook文件夾(例如收件箱)，該窗體的名字可以從“動作”菜單找到。Outlook本身帶有許多標準(或默認)窗體，它們就是用戶打開某個Outlook文件夾后點擊“新建”按鈕時看到的窗體，具體看到哪一個窗體與當時打開的文件夾有關，例如，打開收件箱文件夾時，點擊“新建”按鈕打開的是新建郵件的窗體。

　　創建自定義窗體之后，必須把窗體發布到某個窗體庫才能使用它。窗體庫一般是本地的；如果在網絡上，則目標必須是共享或公用的文件夾，而且還要有必要的權限。

　　如果使用了email定制窗體，應當確保收件人能夠識別該窗體。由于窗體是定制的，收件人不一定能夠訪問窗體的定義信息。為了確保收件人能夠看到完整的郵件，必要時應當把窗體定義信息和窗體一同發送。下面我們可以看到，有一個復選框專門用來完成這個任務，它保證收件人接收的email中包含窗體的定義信息。另外，使用定制窗體時，還應當保證收件人使用的是Outlook，否則，他們可能無法查看收到的內容。但是，對于模板文件，這種情況就不會出現了。

　　二、創建郵件模板

　　要創建郵件模板，第一步是創建一個新的郵件。在文件夾視圖中點擊“收件箱”，再點擊“新建”按鈕創建新郵件。填寫郵件的內容，一般地，這里需要輸入一些郵件的正文內容和簽名。具體需要輸入哪些內容與模板的用途有關。例如，如果email模板用于外出通知，只需說明自己不在辦公室，緊急公務請聯系另外的人；對于常規的公告郵件，則應當包含所有總是在公告中出現的內容。記住，應用模板時模板本身不會被改變，刪除文字總是要比添加文字方便，所以，最好在模板中放入該類email中經常出現的所有信息。

　　如果用該模板創建的郵件總是與特定的事件相關，例如要求獲取某類信息或幫助，可以為郵件設置主題，避免以后每次重新輸入主題。有些郵件總是有一組固定的接收者，在“收件人”、“抄送”或“密件抄送”欄目輸入這些郵件地址，可以進一步簡化以后的操作。

　　完成郵件模板之后，接下來要保存它。選擇菜單“文件/另存為”，從“保存類型”列表選擇Outlook模板(*.oft)，輸入模板文件的名字，“保存位置”顯示出了保存模板的默認位置。

　　為便于訪問，可以把模板加入到Outlook面板。Outlook面板包含了許多指向Outlook工具的快捷方式。當定制模板的數量日益增加時，在Outlook面板中創建組來管理模板不失為一種好方法。

　　1、右擊Outlook面板的任意空白區域，選擇菜單“添加新組”，Outlook面板的底部出現了一個新的組，　為該組指定適當的名稱，例如“模板”。

　　2、雙擊組的名稱，打開該組。

　　組里面可以放入各種快捷方式，例如Outlook工具、Web頁面、Word文檔以及email模板等。模板是擴展名為.oft的文件，所以可點擊Windows菜單“開始/搜索/文件或文件夾”查找。把找到的模板文件拖入Outlook面板，然后為面板中的快捷方式指定合適的名稱。

　　三、把模板保存為窗體

　　把模板保存為窗體的好處是，當用戶打開特定的文件夾時，如“收件箱”，他可以很方便地通過動作菜單訪問相關的窗體，而且窗體的運行速度要比模板略快。另外，利用窗體可以構造出某些特殊的功能，例如復雜的控制功能，模板沒有這方面的優勢。

　　把模板保存為窗體的過程是：

　　1、首先創建模板，或打開現有的模板。

　　2、選擇菜單“工具/窗體/將窗體發布為”，從“查找”選擇“收件箱”，指定窗體的名稱，點擊“發布”，Outlook提示是否要選中“將項目與窗體定義一同保存”復選框，選擇“是”。

　　由于窗體保存到了“收件箱”文件夾，因此，打開收件箱時可以方便地通過動作菜單訪問該窗體。

　　四、便簽與模板

　　模板不僅適用于email，而且還可以用于其它Outlook項目，如便簽。Outlook便簽是一種非常方便的工具，它不僅可以在Outlook內部使用，而且可以放到桌面、任務欄或Office快捷工具欄上。放在桌面上的便簽以一種特殊的格式保存，無需啟動Outlook就可以查看。輸入便簽內容時，第一行自動成為便簽的標題，因此應當盡量保證第一行內容簡潔明了。便簽編輯界面沒有常見的“文件”菜單，輸入完便簽的內容后，點擊關閉按鈕就保存了修改后的內容。

　　如果你經常用便簽來保存特定類型的信息，可以通過創建便簽模板來簡化這類任務。首先創建一個新的便簽，輸入該類便簽總是(或經常)出現的內容。然后，點擊便簽編輯窗口左上角的圖標，從菜單選擇“另存為”。從“保存類型”列表框選擇“Outlook模板”，指定模板的名稱，最后點擊“保存”。

　　使用定制的便簽模板時，可以按照使用email模板的方式選擇菜單“文件/新建/選擇窗體”，或者，如果模板的快捷方式已經放入Outlook面板，只需點擊該模板的快捷方式。另外，還可把便簽模板文件的快捷方式放到桌面上，然后點擊桌面上的快捷方式創建新便簽，使用這種方法的好處是創建新便簽不需要啟動Outlook。

　　五、設置自動應答

　　如果你經常收到一些只需作出“標準化”應答的郵件，可以利用Outlook的自動應答功能，免去手工回復郵件之勞。要使用自動應答，首先要設置郵件規則，挑選出那些需要自動應答的郵件。另外，還要把默認的郵件格式設置為文本。設置該選項的方法是：選擇菜單“工具/選項”，選擇“郵件格式”選項卡，從“以該郵件格式撰寫”列表框選擇“純文本”。

　　假設要為某個特定帳戶接收的所有郵件設置自動應答規則。在Outlook2002中，選擇菜單“工具/規則向導”，點擊“新建”。選擇“由空白規則開始”以及“郵件到達時檢查”，點擊“下一步”繼續。在“想要檢查何種條件中”，選中“通過指定帳戶”，在下面的“規則說明”區域，點擊“指定”鏈接，選擇該規則適用的帳戶，點擊“確定”，再點擊“下一步”。

　　從“如何處理該郵件”列表框，選擇“用特定模板答復”，從下面的“規則說明”區域，點擊“特定模板”鏈接，找到應答模板并確定。點擊“下一步”兩次，指定規則的名稱，點擊“結束”。點擊“確定”兩次完成設置。

　　六、創建定制窗體

　　學習創建定制窗體最好從編輯現有窗體開始。首先，在Outlook 2002中選擇菜單“工具/窗體/設計窗體”，從標準窗體庫選擇“郵件”，點擊“打開”。這就以設計模式打開了郵件窗體。這個窗體包含兩個不同的區域：創建郵件的界面，即以設計模式打開窗體后首先看到的界面，稱為“撰寫頁”；另一個區域就是接收者閱讀郵件時看到的界面，稱為“閱讀頁”。

　　如果要切換當前顯示的頁，選擇菜單“窗體/編輯撰寫頁”或“窗體/編輯閱讀頁”。下面我們來做一個簡單的試驗。在打開閱讀頁的狀態下，點擊郵件正文區域，從左邊邊界調整正文區域的大小。在調整邊界線后留出的空白位置上添加一些文字：首先選擇菜單“窗體/控件工具箱”，點擊工具箱上的“標簽”按鈕(大寫的“A”)，再點擊空白區域把標簽放到適當的位置；右擊窗體上的新標簽，選擇菜單“屬性”。在標題欄輸入“！機密！”，如必要，還可以調整字體顏色等屬性，如圖一。

圖一：自定義窗體

　　完成后，選擇“屬性”選項卡，啟用“將項目與窗體定義一同保存”。該選項確保窗體與email一起發送，保證收件人看到的郵件與發件人的設計意圖完全一致。

　　最后要做的是發布窗體。選擇菜單“工具/窗體/將窗體發布為”，選擇發布目標位置(本例我們使用收件箱)，輸入顯示名稱和窗體名稱，例如“機密郵件”和“secretForm”，點擊“發布”按鈕。接下來就可以用該自定義窗體創建郵件。在文件夾列表中選擇收件箱，從動作菜單選擇“新建機密郵件”。在本例中，編輯郵件的界面與標準界面一樣，但收件人看到的將是經過定制的閱讀頁。如果要測試自定義窗體，用該窗體給自己發個郵件吧

原文轉自：http://www.kjueaiud.com