郵件存儲的三大困擾及用戶解決辦法

    現在電子郵件也許是世界上最普及的軟件了，想一想我們每天會收發多少封郵件，可以毫不夸張地說，如果沒有了電子郵件，我們的工作生活會感覺到極大的不便。盡管電子郵件對我們極為重要，但是， 、Notes、Eudora以及大多數其他軟件，它們保存郵件和的方式都與十幾、二十年前問世時幾乎沒有任何改變，也就是說，目前大多數郵件系統的工作效率都十分低下。
  
    郵件系統將各種信息保存在各個地方，將每個附件復制很多次，因此這種做法使得一些磁盤廠商受益匪淺。一個用戶曾開玩笑說：郵件系統廠商是不是與硬盤廠商有貓膩，比如他們可以偷偷摸摸向硬盤公司投資，從中得到更豐厚的收益。
  
    郵件管理涉及的范圍比較廣，本文主要針對其中存儲相關的方面，而用戶面臨的問題主要包括如下三個方面。
  
    容量需求增大
  
    郵件系統首先面臨的就是存儲容量問題，道理很簡單，如果用戶需要保存更多郵件、附件，自然需要更多的磁盤容量。
  
    幾年前，記者最初申請到的郵箱容量是5M，當時郵件幾乎很少用到附件，純文本的郵件內容也占不了多少空間，另外還沒有問題，所以，當時感覺已經夠用。一年前，當記者從某VIP郵箱申請到200M的超大郵箱時著實高興了一陣子，這么大的郵箱總算可以放心使用了?？墒?，沒過多久，由于收到的附件越來越大，垃圾郵件越來越多，如果幾天不清理郵箱就會停止使用了。
  
    個人使用郵箱都存在這樣的問題，那么，一個大型用戶面臨的問題就更嚴重了。比如說，某位員工將一封帶有5M大小附件的郵件群發給50位同事，那么郵件服務器馬上至少使用了250M存儲空間。另外，垃圾郵件問題也越來越嚴重，我們有的同事一天就能收到上千封垃圾郵件。一個大型用戶的管理員這樣告訴記者，如果有同事休假或者在外地出差不方便收郵件，那么不出一周時間他們的郵件服務器肯定會因為空間不足而停止工作。
  
    為了更好解決存儲容量問題，許多廠商進行了內容，該壓縮技術有別于普通的zip壓縮技術，而是根據內容進行的，它把相同的文件內容只保留一個副本。前文中一位員工給50位同事發送的郵件，采用內容壓縮技術后在郵件服務器中則只保留一份附件，因此可以大大節約用戶寶貴的存儲空間，而且群發數目越大，空間節約越多。
  
    容量的解決方法有兩類，一類是擴大磁盤系統容量，大容量SATA磁盤的出現為擴大磁盤容量降低了很大一部分成本，Yahoo的免費郵箱容量已經變成了，據說他們使用的是NetApp公司的NearStor系列產品，采用SATA磁盤，每GB的成本較原來的SCSI磁盤下降很多。
  
    另一類是采用遷移技術將長期不使用的郵件轉移到低成本的磁帶上面，存儲軟件廠商提供了多種電子郵件歸檔軟件，當郵件歸檔到磁帶上面以后就可以節省出昂貴的磁盤空間。

    遠程用戶難題
  
    對于大型用戶來說，大量遠程辦公和分支機構給郵件系統管理帶來了更大難題。他們可以在廣域網中集中整合電子郵件服務器，從而簡化管理和整合存儲。這樣做的缺點是什么呢？帶給遠程站點的性能低下的電子郵件服務。
  
    另外的辦法是在每一個分支辦事處里安裝一臺Exchange服務器。但是，部署和管理費用都很成問題，而且使它尤其不適合缺少IT人員的分支機構。
  
    最新版本的Exchange提供了另一種選擇：以緩存模式運行電子郵件。在這種情況下，用戶在WAN上的文件傳輸完成之前，是見不到帶有附件的電子郵件的。不過，這種選擇的帶寬要求相當高。采用這種方式，用戶要么會降低其他WAN應用的速度，要么增加WAN費用。
  
    一種正在得到人們接受的新技術是電子郵件加速和緩存技術。這種技術在數據中心安裝一臺緩存專用設備，并且通常在每個遠程站點安裝小一號版本的專用設備。在主站點保存附件，并且只在真正需要它們時才在WAN上傳送它們。當進行傳送時，文件利用WAN優化協議以壓縮格式在WAN上傳輸。然后，附件緩存在分支辦事處的小型專用設備上。當附件發送給辦事處的多位收信人，它只在WAN上傳送一次，本地的冗余副本將由本地緩存專用設備提供。
  
    專用設備維護自己的文件系統，建立電子郵件信件與附件之間的指針（指針指向緩存的附件副本，從而使多份電子郵件可以共享一個附件）。因此，用戶將電子郵件服務器整合在數據中心，在那里對電子郵件服務器進行最有效的管理，遠程用戶則享受本地郵件服務器的性能，帶寬要求降低到最小程度。
  
    當一位遠程辦事處的用戶接收來自總部接收一份長度為10MB的PowerPoint文件，并決定將郵件附件轉發另外10位團隊成員時，原始的文件被傳回給數據中心，然后分發給每一位團隊成員的郵箱。每一位收信人都收到一份文件副本，而每一份副本都必須通過WAN訪問。這種發送并轉發的結果是：原始的10MB文件現在占用了120MB的帶寬（最初接收郵件的用戶消耗10MB帶寬，傳回到數據中心又占用10MB帶寬，最后10位成員中每一位成員再次索取郵件又各消耗10MB帶寬）。
  
    利用本地緩存技術，情況變得完全不同。當遠程辦事處用戶第一次點擊圖標打開10MB文件時，文件已經被大大壓縮，也許壓縮到了不足3MB，然后利用WAN優化協議經過WAN傳送。其性能已經得到了大大的改進。更重要的是，當文件轉發給10位團隊成員時，原始副本不再在WAN上傳送。相反，轉發信件指向保存在緩存中的PowerPoint副本。
  
    這樣做的結果是：10位成員中的每一位成員點擊信件中的文件圖標時，文件被打開并從本地緩存中取出。最后，原始的10MB文件在最初的傳輸以及以后轉發給團隊其余成員時，實際上只占用3MB帶寬。然后其他每一位收信人都從本地緩存閱讀附件。結果是第一次傳送后，余下的事情與WAN沒有任何關系了，每個人都享受本地服務器提供的性能，使用的帶寬只是傳統方法需要的零頭即可。

    法規不得不遵從
  
    自“薩班斯法案”生效以來，美國上市公司的CEO幾乎都是在戰戰兢兢中度過每一個財年，其中仍有超過500家企業的財務問題被揭露。而9個月后，在美國上市的中國四大運營商也將同樣接受嚴峻考驗，該法案將對他們同樣生效。
  
    我們曾經對法規遵從問題做過多次討論，但是每次都沒有引起我們國內用戶的足夠重視，他們認為，我們在相關法律法規方面還沒有具體要求出臺，因此盡管也注意到該問題的嚴重性，但是總是感覺離我們較遠?？墒?，最近記者了解到的一條消息應該引起用戶更多關注，某運營商由于沒有滿足國外相關法規的要求而被罰款兩千萬元人民幣。
  
    電子郵件的管理要嚴格遵從各類法律法規。郵件需要保留多久以及必須保留哪些信件，顯然行業與行業不同。不過，舉例來說，受Sarbanes-Oxley法影響的上市公司和注冊會計師必須將所有的業務記錄保存不少于5年時間，與審計有關的文件保存7年時間。
  
    目前保存企業電子郵件的理由首先是提供訴訟支持，其次是確保公司可以證明法規遵從性。對訴訟的支持要做到對郵件的正確保留與處置，電子郵件系統按照法規所要求的時間并且以高效率的方式處置不需要的郵件。
  
    保留比較直觀，它是系統將數據保留所需要的那么長時間的能力。系統需要確定創建信件的時間，然后它執行由管理人員制定的策略。對于按照特定要求保留郵件來說，WORM（Write Once Read Many）技術可以派上用場。WORM技術通過硬件設備的控制使存儲介質只能寫入一次數據，而不能重復寫入且不允許修改，從而為特殊的重要數據備份提供了最安全的保證。
  
    本文中的處置指的是處置不再需要保存在系統中的信件。這類信件分為兩類：一類是已經保存了法律規定的時間的信件，另一類是一開始就不應當保存的信件。哪些信件屬于后一類？是那些永遠不應當出現在我們的信件環境中的垃圾郵件、病毒和其他潛在危險的內容。
  
    對于電子郵件管理員來說，滿足法規遵從還必須擁有一套可以捕獲郵件系統中的所有內容的方案。這不僅意味著信件和它們的附件，而且還意味著捕獲日程條目、聯系信息、筆記、待辦事項清單以及其他所有信息。當到了因調查、法律支持和法規遵從原因而尋找電子郵件的時候，智能的搜索不僅要保證查找到需要的內容，更重要的是查找的迅速性。
  
    許多用戶都有法規遵從方面的需要，但是目前解決方案的價格仍然昂貴，這也是該類解決方案沒有獲得廣泛部署的主要原因。但是，如果發生了法律糾紛或者被相關部門處罰，用戶就會深刻意識到部署該類方案的必要性，相對于這種損失而言，部署費用就不那么關鍵了，在上文中提到的被罰款兩千萬元某用戶，根據某廠商人員介紹，部署此類方案不超過一千萬元。

    整體解決方案
  
    在管理郵件方面，目前市場上已經有很多集成解決方案。EMC稱之為“短期保留”任務，解決方案是一種由捆綁的Clariion CX（SATA硬盤）和EmailXtender歸檔版（該公司從Legato得到了這種產品）構成的在線方案。對于長期的存儲需求（幫助解決遵從性問題的歸檔），該公司推薦使用其Centera設備。Centera是該公司的內容可尋址存儲（CAS）標準平臺。在這個方案中，Centera捆綁了兩種軟件包：EmailXtender 和DiskXtender。
  
    HP公司提供一種與Centera競爭的設備：參考信息存儲系統（即所謂的RISS）。RISS最初的設計目的主要是保存電子郵件和Microsoft Office文檔，但現在將擴展到包括其他應用。它提供對電子郵件和附件自動和透明的歸檔。HP稱，RISS存儲速度為每秒鐘400頁文件或每天存儲 600萬頁文件；用戶在超過十億個文件里，可以對同時500多個內容檢索提供低于3秒的響應時間；可以處理數千個同時并發的接入使用，以及并發的文件提取。在可擴展性方面，無論容量多大，內容的查詢和提取性能（響應時間）基本保持不變，根據需要擴展容量，可以支持眾多TB級的容量。
  
    一些用戶可能覺得EMC和HP應用對于他們的需要大材小用。雖然現在有證據表明這種“大材小用”實際上將提供很多長期的節省，但是很多人仍選擇一種費用更低的辦法。對于他們來說，一種替代解決方案是來自Mimosa Systems公司的NearPoint。NearPoint是一種連續數據保護（CDP）產品，它捕獲Exchange數據庫中的數據，然后連續跟蹤所有的Exchange交易，將數據同時寫入到提供快速恢復的近線硬盤存儲和提供歸檔、恢復和其他服務的數據庫中。
  
    Quest軟件公司則提供了多種可以改進管理員和用戶體驗的工具。Quest解決歸檔功能不足的方案Archive Manager for Exchange自動將數據從郵箱和本地PST文件轉移到一個中央歸檔庫。然后，管理人員可以從中央位置管理所有電子郵件數據。該公司還提供用于管理分發列表、電子郵件問題檢測、個別信件恢復的軟件以及報告和分析工具。

原文轉自：http://www.kjueaiud.com