比爾蓋茨交待了自己使用電子郵件的方法

最近微軟大老板，比爾蓋茨通過媒體向人們交待了自己使用電子郵件的方法。他說：

“回顧微軟過去30年的歷史，以及工作模式的轉變，真有些讓人難以置信。最終，我們距離數字工作風格越來越近。在我的辦公室里，已經沒有太多文件。我的辦公桌上擺著三臺顯示器，它們通過同步構成了一個單一桌面，我可以將項目從一個屏幕拖動到另一個屏幕。如果你擁有如此大的顯示區域，就很難再會放棄它，因為它可以直接影響到工作效率。

左邊的屏幕主要用于顯示我的電子郵件列表，中間的屏幕顯示我正在閱讀或回復的電子郵件，我的瀏覽器在右邊的屏幕上。通過這樣的設置，我可以在工作時順便察看是否有新的郵件。

在微軟，電子郵件已經成為了最常用的通信媒介，超過了電話、文檔、博客、公告板甚至會議(微軟的電子郵箱集成了語音郵件和傳真功能)。我每天都要收到約 1000封電子郵件，通過郵件過濾機制，我接收的電子郵件全部來自于曾經同我有通信聯系或者我認識的人，例如微軟、英特爾、惠普及其它合作伙伴公司的人員。與此同時，助理也會向我提供一份其它電子郵件列表，這些郵件全部來自于許可列表之外的公司或個人。通過這一方式，我可以在第一時間了解人們對于微軟的態度及需求。

我們所面臨的挑戰并不是如何通過電子郵件高效率通信，而是要確保將時間用于最重要的電子郵件。為此我使用了類似于“郵箱規則”的工具和搜索目錄，以按照內容和重要性為信息作標記或分組。我并不很看重日程安排表，而是主要采用電子郵件、桌面目錄和網絡日歷。因此當到達辦公室之后，我可以將主要精力放在作了標記的電子郵件上，并檢查用于跟蹤特別項目和特別博客的目錄。

如果收到新郵件，Outlook也會在右側屏幕底部顯示一個提醒框。除非看到高優先級的主題，否則我通常會視而不見。我們都會遇到這樣兩個難題：信息過剩和信息不足。信息過剩并不意味著我們獲得了正確的信息，或者同合適的人員建立了聯系。為了解決這一問題，我使用了SharePoint，該工具可以就特定項目創建協作網站，其中包含計劃、日程、討論板和其它各種信息。

目前，我已經為“思考周”(Think Week)做好準備。今年5月，我將從微軟離開一周，仔細閱讀微軟員工所撰寫的100篇或更多論文，這些論文主要同微軟和未來科技有關?！八伎贾堋笔俏冶３至?2年的傳統，過去只有我一個人閱讀論文并發表評論，而現在這一過程已經全部數字化，并面向整個微軟公開。通過這樣的舉措，我選擇論文的效率大大提升，同時員工也可以實時看到我發表的評論。

微軟目前擁有5萬多名員工，因此當我思考“網絡支付系統的未來如何”等問題時，我都會將它們寫下來，而員工看到后就會發表他們自己的意見。 SharePoint可以幫助我同更多公司員工取得聯系，它就像是一個允許所有用戶編輯和討論的超級網站，如果出現你感興趣的內容，SharePoint 就會發出提醒。

另一個影響我工作效率的數字工具是桌面搜索，它改變了我訪問PC、服務器和互聯網上數據和信息的方式。隨著大容量硬盤的出現以及網絡帶寬的增加，我的PC和服務器上已經存儲了大量的信息，其中包括電子郵件、文檔、媒體文件和通信數據庫等等。桌面搜索的出現，使我在搜索一個文件時無需打開每個目錄，而只要在工具條中輸入搜索項即可。這樣的體驗同樣適用于電子郵件地址和電話號碼搜索。

報紙已經不再是我日常工作的重要組成部分，我閱讀的90%新聞都來自于互聯網。當出外參加會議時，我都會隨身攜帶一臺平板電腦，它與我辦公室的電腦完全同步，因此我可以隨時獲得需要的所有文件。此外，我的平板電腦上還安裝了一個名為“OneNote”的便箋記錄和管理軟件，所以我所有的便箋都采用了數字格式。

引入各種高科技產品的同時，我的辦公室里仍然保留著一塊白色書寫板。我擁有各種顏色的筆，可以隨時將自己的想法記錄在書寫板上。在一些微軟辦公室里，書寫板上的內容可以直接傳送到計算機中，這時它就像是一臺巨大的平板電腦。我的書寫板目前還不具有這樣的功能，但明年我也許會獲得一塊數字書寫板?！?br>

（責任編輯：城塵）