信息系統的文檔

信息系統的文檔，是系統建設過程的“痕跡\"，是系統維護人員的指南，是開發人員用戶交流的工具。規范的文檔意味著系統是按照工程化開發的，意味著信息系統的質量有了形式上的保障。文檔的欠缺、文檔的隨意性和文檔的不規范，極有可能導致原來的開發人員流動以后，系統不可維護、不可升級，變成了一個沒有擴展性、沒有生命力的系統。
    信息系統的文檔，不但包括應用軟件開發過程中產生的文檔，還包括硬件采購和網紹設計中形成的文檔；不但包括上述有一定格式要求的規范文檔，也包括系統建設過程中能各種來往文件、會議紀要、會計單據等資料形成的不規范文檔，后者是建設各方談判甚至索賠的重要依據；不但包括系統實施記錄，也包括程序資料和培訓教程等。
    文檔在系統開發人員、項目管理人員、系統維護人員、系統評價人員以及用戶之間的多種作用如下所述。
    ·用戶與系統分析人員在系統規劃和系統分析階段通過文檔進行溝通。這里的文檔主要包括可行性研究報告、總體規劃報告、系統開發合同、系統方案說明書等。有了文檔，用戶就能依次對系統分析員是否正確理解了系統的需求進行評價，如不正確，可以在已有文檔的基礎上進行修正。
    ·系統開發人員與項目管理人員通過文檔在項目期內進行溝通。這里的文檔主要有系統開發計劃(包括工作任務分解表、網絡圖、甘特圖、預算分配表等)、系統開發月報以及系統開發總結報告等項目管理文件。有了這些文檔，不同階段之間的開發人員就可以進行工作的順利銜接，同時還能降低因為人員流動帶來的風險，因為接替人員可以根據文檔理解前面人員的設計思路或開發思路。
    ·系統測試人員與系統開發人員通過文檔進行溝通。系統測試人員可以根據系統方案說明書、系統開發合同、系統設計說明書、測試計劃等文檔對系統開發人員所開發的系統進行測試。系統測試人員再將評估結果撰寫成系統測試報告。
    ·系統開發人員與用戶在系統運行期間進行溝通。用戶通過系統開發人員撰寫的文檔運行系統。這里的文檔主要是用戶手冊和操作指南。
    ·系統開發人員與系統維護人員通過文檔進行溝通。
    ·用戶與維護人員在運行維護期間進行溝通。用戶在使用信息系統過程中，將運行過程中的問題進行記載，形成系統運行報告和維護修改建議。系統維護人員根據維護修改建議以及系統開發人員留下的技術手冊等文檔，對系統進行維護和 升級。 
    這里的文檔主要有系統設計說明書和系統開發總結報告。有的開發總結報告寫得很程中的各種主要技術細節。這樣，即使系統維護人員不是原來的開發人員，也可以在文檔的基礎上系統地進行維護與升級。

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