ERP的成功實施文檔一個都不能少

窗外, 寒冷冬日正散發著暖暖陽光味道, 空氣中帶著微醺。但一陣冷風吹過，讓我頓生寒意。最近接手一個實施到一半的ERP項目，接手這個項目時只有片言片語的幾份簡單文檔，沒有詳細的實施計劃，更沒有詳細的實施記錄。此項目讓我深深感受到沒有實施文檔的痛苦，所有的一切都要自己重新摸索,客戶不耐煩埋怨我們實施顧問內部沒有溝通好的態度和神情,讓我百感交集，這里說一下我對實施文檔的體會。

什么是實施文檔？
當我從前任負責實施同事手中接過“薄薄兩頁紙”的實施文檔時，我難以置信的看著他問“沒有了嗎？只有這些？”，我同事尷尬的點點頭，然后他再說了一句讓我吐血的話“實施計劃和記錄文檔都在我心里記記清清楚楚呢?！边@完全是對實施文檔的誤解，也是許多ERP實施顧問的通病。

項目實施文檔是用來記錄、描述、展示實施過程中一系列信息的處理過程，通過書面或圖示的形式對項目活動過程或結果進行描述、定義、規定及報告。例如分階段實施計劃文檔，標準業務流程文檔，標準編碼及數據文檔，標準參數設置文檔，功能操作指南文檔。這些文檔將會伴隨著ERP實施的各個階段逐漸充實、完善,也同時記載了整個實施的過程和成果。

作為實施顧問人員，在實施過程中應將各種標準實施文檔提交給企業，以確保ERP實施項目的質量。也就是說，實施顧問與企業之間的工作與文檔的提交息息相關，它描述項目實施過程的每一個細節。因此，從某種程度上講，項目管理的核心其實就是文檔管理。

（1）項目文檔有助于項目管理水平的提高。從內容上說，項目文檔大致可以分為成果文檔和過程文檔兩大類。成果文檔作為項目可交付物的一個組成部分，其重要性自然不言而喻。過程文檔主要記錄了項目管理進程中的各種信息，為實施人員提供決策依據，以保證項目的順利實現；另一方面，過程文檔也是實施過程最為寶貴的資產，通過對過程文檔進行歸納和分析，可以對實施項目的成功經驗和失敗教訓了然于胸，從而使后續項目運作更加有的放矢。

（2）項目文檔是項目成果的體現形式。項目的階段性成果是以文檔形式體現的，由此人們熟知的一句話 "項目的運作在一定程度上是由文檔驅動的"是有道理的。從文檔的角度來看，ERP項目的實施過程就是一個文檔制作與實施的過程。在ERP項目實施的過程中，每項工作的事前計劃、事中實施記錄、事后分析結果都要形成相應的文檔，文檔包括與項目相關的資源及其使用情況。因此，實施文檔是ERP項目的一部分，沒有正式文檔的項目實施，就不是規范的ERP實施。文檔的編制和管理在ERP實施中占有突出的地位和相當大的工作量，高質量地編制、變更、修正、管理和維護文檔，對于提高項目實施的質量和客戶滿意度有著重要的現實意義。

文檔對項目實施起到什么作用？
與本項目前任負責同事溝通中了解到，他對實施文檔的作用存在非常多的誤解，認為實施的事情本來就多，有許多客戶抱怨的事情要處理，根本沒有時間來寫文檔。有了這樣的想法，就開始忽略文檔，怎么忽略呢？認為寫文檔太累了，能用嘴說的就不用手寫，能簡單寫的就絕不詳細寫。當需要匯報的時候，好吧，我講給你聽，動嘴肯定簡單多了。實際上，實施文檔是一種工具，古語云“磨刀不誤砍柴功”。

（1）提高項目實施過程的能見度。標準規范、齊全的文檔會詳細記錄項目實施過程中發生的事件，便于實施人員掌握項目實施進度、實施質量以及各種資源的調配。同時，文檔有助于實施人員與企業人員明確了解各自的職責，信息互通，共同把握實施過程的節奏。

（2）提高項目的實施效率。項目成員用一定時間編制、整理軟件文檔，可以使實施人員對各個階段的工作都進行周密思考和理順、找出存在的問題，從而減少差錯，提高項目實施質量。通過對文檔的檢查，在項目實施早期發現文檔錯誤和不一致，加以及時糾正，可以減少深入項目而導致的大問題的出現和為糾正失誤而付出的更大的成本。

（3）便于項目成員之間的交流與合作。描述清楚、完備的文檔便于企業了解實施過程中的各項指標，為企業與實施顧問之間架起的一座橋梁。文檔是一種無聲的語言，它記錄了項目實施過程中有關軟件配置、運行、維護和培訓等方面的信息，有利于管理人員、實施人員、操作用戶之間的交流和合作。

（4）操作指南文檔可幫助最終用戶規范化操作，強化培訓效果。操作人員對ERP系統的認識更多地是來自使用說明文檔，這些文檔可以提高操作人員正確、快速地操作軟件。

（5）有利于項目實施的監控作用。ERP實施是一項風險很高的工程，需要進行嚴謹的項目監控。階段性的檢查、評審和文檔化成果是重要的方法之一，詳盡而規范的實施文檔成果不僅有利于監控項目進度，也利于項目驗收。

實施文檔是廠商專業能力的體現
ERP廠商能否在市場上具有強大的生命力，一般可以從兩個方面進行評價:①能否向客戶提供適用的ERP軟件。②能否提供有效的咨詢實施服務。而對于后者，實施文檔的提交是其中一個重要因素。

（1）專業實施服務能力之一就是文檔的編寫。專業的實施文檔涉及一個實施顧問的做事能力和風格，是體現實施顧問的行業經驗標志之一，也是ERP廠商實施能力成熟與否一個重要標志。因此，實施文檔的專業水平成為體現ERP廠商整體競爭力強弱的一個重要指標。

（2）文檔化能規范實施問題的反饋。實施過程中肯定會遇到各種各樣的問題，諸如軟件問題或實施設置等需要向軟件廠商反饋來尋求解決，這類問題的反饋和解決也屬于考查廠商專業能力的一部分。

這類問題主要分兩種情況：①是重要的反饋遲遲得不到解決和回復，當文檔化做得好時，在出現問題的時候，打開文檔可以一目了然，責任不會被推卸。記得卡耐基說過，通常的人是不會或者沒有人愿意承認自己是錯的，即使承認了，也并不是100%地這么認為。我們在實施過程中就要避免滋養這樣的細菌生長的環境。②是有些問題在不同部門和不同的階段頻繁出現，簡單而又瑣碎的重復問題會讓實施顧問疲于奔命，效率低下。這時，一個文檔化的FAQ問題集對項目實施就顯得意義重大。

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