如何有效做好時間管理:時間管理的小技巧

　　這里分享一下我現在用的時間管理小技巧?？催^一些書，覺得很多都是講理論性的東西，感覺說的都是因為我生也有涯，事情無限多，所以要將有限的生命集中在對自己最重要的事情上，隨之而來的就是：

　　1、 先做重要且緊急的;

　　2、 再做重要不緊急的;

　　3、 再做緊急不重要的;

　　4、 最后再做不緊急也不重要的。

　　那么現在問題來了，什么事情是重要的，什么事情又是緊急的?我覺得重要的事情就是符合你價值觀的，俗一點，一切能給你帶來錢(價值)的東西都是重要的，比如對本人來說，天天默念“錢哪，砸我吧”這件就頂頂重要。當然啦，如果你認為“愛情價更高”的話，那就是一切能給你帶來感情上回報的事情都是重要的，比如說經常參加一些愛心慈善之類的公益事情，或者說“砸點錢給我”這種就非常重要。而所有有完成時間期限的事情都是緊急的，但它們并不一定會給你帶來價值觀上的回報，例如定在今晚洗個澡，只是有個時間期限，不會給你帶來價值上的回報(有潔癖的話這個例子就不恰當了)。所以說，假設現在你腳下有撿不完的錢，同時你愛人限你一個小時內必須到他/她那里報到，碰到這種情形你就能理解我前面所說的一切了。

　　接下來的問題是，在實踐時間管理的過程中，第一是容易忘事，第二是事情來了不容易分清輕重緩急，第三是拖沓，第四是堅持。

　　我們一件件來說，既然事情容易忘，那把事情找個容易看到的地方記下來不就得了嗎?是的，但另一個問題是，不要把事情記得到處都是，一會在電腦上記，一會在筆記本上記，一會又在……這樣做記是容易記了，但是不容易找了……因此呢我建議只在一個地方統一記錄收發任務列表。我沒有智能手機以前一般習慣用Outlook，現在用智能手機，下面是我的方法：

　　1、 如果事情是通過郵件發送過來的，如果我覺得需要處理，我就在郵件上標明“跟蹤”，然后標上完成期限，如下圖所示：

　　a. 上圖里，標有小紅旗的郵件都是我需要處理的，而我在標紅旗的時候，視情況決定處理的時間，如上圖右下角“ThisWeek”下面的列表。

　　b. 工作處理完畢，我就把小紅旗去掉，這樣在郵件旁邊就是一個對勾的樣子，如上圖左邊郵件列表中所示。

　　2、 如果不是郵件，而是其他的例如會議，日常工作之類的，我就在“日歷”里加上這一項，決定要處理的時間和周期，設定好提醒時間，把事情做完后才把提醒去掉(這一項很重要，我經?？匆娪腥嗽O置了很多提醒，但每次提醒彈出來的時候因為在做別的事情，就直接把提醒取消掉了 – 這樣做就沒有提醒的功能了)。

　　3、 如果你有智能手機的話，一般的網上郵箱都有Exchange協議的功能，設置一下，就能讓你在一個設備上設置提醒，其他設備自動更新，這樣就方便隨時機，隨處看的時間管理方式了。

　　針對第二件事情，事情一時半會不容易分清輕重緩急，比如說，你的郵箱里突然來了一封郵件，如何才能做到讀完標題就知道郵件是(重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要……四類里的哪一類呢?)我的建議是：

　　1、 用顏色標識任務分類，例如我一般用大紅色標識“重要且緊急”的任務，用綠色標識“重要不緊急”，用紫色標識“緊急不重要”，用黃色標識“不緊急不重要”。每次處理任務先后順序的時候，我只要順著“紅綠紫黃”的順序就可以了，這是因為我認為人對色彩比文字更敏感一些。

　　2、 但是在歸類的時候，我分了很多小類，例如“客戶抱怨”，這個分類我標成紅色，意味著“重要且緊急”，而我看郵件的標題，知道它來自一個客戶，而且是抱怨，我只要將其歸類到“客戶抱怨”里，自動使用紅色標識，而在處理的時候，我順著“紅綠紫黃”的順序自然而然就順著事情的輕重緩急來處理了，如下圖：

　　接著前面時間管理小技巧里的討論，說說拖沓的問題，就我個人來說，拖沓主要由兩個原因組成：

　　1. 這個事情實在是不情愿做，比如跟客戶吵架……

　　2. 今天很累，沒心思干活……

　　對于第一點，最好就是授權出去，讓別人做，例如推給老板，例如指派下屬解決。如果實在是逃不掉，就盡早做，所謂早死早超生。

　　對于第二點，如果這個事情處理起來估計不超過2分鐘(比如電話訂個票)，那就什么也不要想做就是了。否則零亂雜碎的事情日積月累堆在一起，到時就會有被“最后一根稻草壓死”的感覺。如果事情需要一段時間處理，而今天又很累，又不能授權……建議就不要做了，推到第二天再說，正所謂“世間本無事，庸人自擾之”，事情都是人折騰出來的，因此最后的結果都是可以與人溝通解決的?？赡苡袝r會覺得這個事情不處理的話會有某某很嚴重的后果，我的建議還是“放下”，理由如下：1)、工作本來就是為了讓生活開心點(混口飯吃)，如果為了工作讓心情都沒了(飯都吃不了)，本末倒置，大不了不干了。2)、在心情不平穩的前提下，很難將精力集中在工作上，心中雜念太多，導致工作質量也會下降。最后很可能導致“機器機器，越急越器”(比如編程)、“禍不單行”之類的結果。

　　最后來說說堅持，很多時候我們把時間規劃的很好，但就是堅持不下去，對于這個問題，我個人也深有體會，我的建議是：

　　1. 要早睡早起，晚睡晚起因為打亂了生物鐘，第二天經常是處在不清醒的狀態，心情也不在最佳狀態，因此很容易產生煩躁情緒，導致自己的執行力低下。

　　2. 不要喝咖啡，原因參見上面一條，;)。

　　3. 找一個好一點的時間管理工具，比如Outlook、智能手機之類的，幫助自己隨時記，隨處做時間管理。

　　4. 針對郵件的處理有一個特別要建議的地方，那就是永遠保持你的收件箱里沒有新郵件?？赡苣阈萃昙俸?，發現郵箱里有幾百封新郵件，有些是需要你處理的，有些可能是一些無關緊要的郵件。有些人可能只讀有用的郵件，對沒用的郵件打開都懶得打開，我的建議是，如果郵件不愿意打開的話，就直接刪掉好了。幾乎所有的郵件收發程序都有統計新郵件的功能，如果你的郵箱每次都及時將新郵件處理掉的話，即使是來一封新郵件，也是從沒有新郵件到有新郵件的質的變化。而如果你的郵箱經常保留了一些未打開的郵件(比如說50封郵件)，就是來了20封新郵件，只是 從50封新郵件到70封的量的變化，很可能會耽誤你及時處理重要工作的時間。

　　下面是我以前做的時間管理培訓材料：

　　https://skydrive.live.com/redir.aspx?cid=979e94cb2a65ca41&resid=979E94CB2A65CA41!716&parid=979E94CB2A65CA41!675&authkey=!ACFwy191N3z_a9c

　　以及培訓用案例：

　　https://skydrive.live.com/redir.aspx?cid=979e94cb2a65ca41&resid=979E94CB2A65CA41!715&parid=979E94CB2A65CA41!675&authkey=!AKPyneoQmz3fF_8

原文轉自：http://www.kjueaiud.com